Wie füllt man den Arbeitszeitnachweis bei Kurzarbeit aus?

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie füllt man den Arbeitszeitnachweis bei Kurzarbeit aus?
2. Wie muss die Kurzarbeit dokumentiert werden?
3. Wer unterschreibt den Arbeitszeitnachweis bei Kurzarbeit?
4. Wie werden die Arbeitsstunden bei Kurzarbeit berechnet?
5. Ist man verpflichtet Stundennachweis zu führen?
6. Was passiert mit meinen Plusstunden bei Kurzarbeit?
7. Wie viele Stunden am Tag arbeiten bei Kurzarbeit?
8. Wie viele Stunden muss man in Kurzarbeit arbeiten?
9. Ist der Arbeitgeber verpflichtet Stundennachweis zu führen?
10. Wann muss keine Stundenaufzeichnungen führen?
11. Wer muss keine Stundenzettel führen?
12. Wie viele Überstunden darf man bei Kurzarbeit haben?
13. Wie viele Überstunden dürfen bei Kurzarbeit stehen bleiben?
14. Was passiert mit den Überstunden bei Kurzarbeit?
15. Welche Regeln gelten bei Kurzarbeit?

Wie füllt man den Arbeitszeitnachweis bei Kurzarbeit aus?

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Dabei haben wir sieben wichtige Punkte ausgemacht, die die Bedeutung von effektivem Zeitmanagement zeigen:

• Im Moment am wichtigsten ist sicherlich die Stundenerfassung, um einen Nachweis der gearbeiteten Stunden an die Agentur für Arbeit weiterzuleiten. 
• Als ebenso wichtig stellt sich das Arbeiten im Homeoffice heraus. Auch hier müssen Mitarbeiter ansprechbar sein und ihre Anwesenheit tracken.
• Pünktlichkeit hängt eng mit der Produktivität des Personals zusammen. Das fängt beim Kommen und Gehen an und hört beim pünktlichen Erscheinen zu Besprechungen und Terminen auf.
• Die Arbeitsqualität geht Hand in Hand mit der Pünktlichkeit, damit ohne Stress und Verzögerungen gearbeitet werden kann. 
• Teamwork: Ein Team von Menschen dazu zu bringen, zusammenzuarbeiten und gemeinsame Ziele zu verfolgen, ist keine leichte Aufgabe. Koordination, ein gemeinsamer Zeitplan und ein stimmiger Workflow sind Grundvoraussetzungen.
• Fehlzeiten und Unpünktlichkeit können Indikatoren für das Engagement und (fehlende) Arbeitsmoral der Mitarbeiter sein. Eine Auflistung und Übersicht der An- und Abwesenheiten ist daher vorteilhaft.
• Zu guter Letzt vereinfacht ein ordentliches Zeiterfassungsprogramm wie die digitale Arbeitszeiterfassung die Struktur und Organisation von Personalabteilungen um ein Vielfaches und spart ordentlich Geld und Nerven.

Wie muss die Kurzarbeit dokumentiert werden?

Ihre Agentur für Arbeit fordert Sie schriftlich auf, bestimmte Unterlagen zu übermitteln (Anforderungsschreiben) – zum Beispiel folgende Dokumente:

• Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto
• Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung)
• Einzelvereinbarungen mit Ihren Beschäftigten beziehungsweise die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit

Wer unterschreibt den Arbeitszeitnachweis bei Kurzarbeit?

Alice*, 25, aus Köln schreibt:

"Die Firma, in der ich befristet angestellt bin, war von März bis Mai in Kurzarbeit. Ich selbst wurde auf 50 Prozent Arbeitszeit gestuft. Die Arbeit wurde aber nicht weniger, sondern mehr - weil wir Corona-bedingt sehr viele Projekte umdenken und überarbeiten mussten. Mein Arbeitgeber hat mich daher die meiste Zeit weiter in Vollzeit arbeiten lassen, teilweise sogar noch mehr.

Wie werden die Arbeitsstunden bei Kurzarbeit berechnet?

Manchmal geht es eben einfach nicht mehr anders: Ihr Unternehmen ordnet Kurzarbeit an, damit alle Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz behalten können. Durch das so genannte Kurzarbeitergeld der Bundesagentur für Arbeit (BA) wird der finanzielle Verlust der Beschäftigten teilweise aufgefangen. Seit Januar 2009 haben Mitarbeiter darüber hinaus die Möglichkeit, Kurzarbeitergeld bis zu insgesamt 18 Monate (statt 12 Monate) zu beziehen. Für Sie in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung bedeutet das eine ganze Menge Extra-Arbeit.

Kurzarbeit bedeutet: Sie setzen das Entgelt eines Mitarbeiters im gleichen Verhältnis zur Arbeitszeit herab. Das gezahlte geringere Entgelt heißt Kurzlohn. Dadurch können Sie während anhaltender Auftragsflauten einiges an Personalkosten sparen und vermeiden unter Umständen Entlassungen.

Die wöchentliche Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen wird für den Produktionsbereich um 20 % gekürzt. Sie verringern das wöchentliche Entgelt der in dieser Abteilung beschäftigten Mitarbeiter um den gleichen Prozentsatz. Bei Abrechnung nach geleisteten Arbeitsstunden multiplizieren Sie den Stundenlohn mit den um 20 % reduzierten Arbeitsstunden.

Unter Umständen erhalten die Mitarbeiter außerdem Kurzarbeitergeld der Arbeitsagentur.

Ist man verpflichtet Stundennachweis zu führen?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt stellt in seinem Urteil (1 ABR 22/21) vom 13.09.2022 fest, dass Arbeitgeber :innen nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von Arbeitnehmer :innen geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Dabei beruft sich das Bundesarbeitsgericht auf die europarechtskonforme Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und damit auf das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung aus dem Mai 2019. Seit dem 02.12.2022 liegt nun auch die vollständige Urteilsbegründung des BAG vor. 

Gleichzeitig werden in der Praxis flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte in der Breite in deutschen Unternehmen und Organisationen umgesetzt. Hieraus entstehen neue Konfliktfelder, insbesondere auch im Kontext des deutschen Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Über dieses Spannungsfeld und die Auswirkungen auf die Personalarbeit sprachen am 22.09.2022 in unserem ZMI #HR Inside Talk: Kathrin Reitner, Partnerin und Leiterin des Bereichs Arbeitsrecht der Grant Thornton Rechtsanwaltsgesellschaft mbH und Daniel Vogler, Geschäftsführer der ZMI GmbH.

Was passiert mit meinen Plusstunden bei Kurzarbeit?

Aufgrund der nach wie vor schwierigen Lage haben immer noch viele Unternehmen und Betriebe bei der Arbeitsagentur Kurzarbeit angemeldet. Die betriebsübliche normale Arbeitszeit wird dabei vorübergehend verkürzt, die Arbeitnehmer erhalten als Ausgleich Kurzarbeitergeld von der Arbeitsagentur. Manche Arbeitgeber stocken dieses Kurzarbeitergeld noch auf, damit die Arbeitnehmer möglichst wenig Einbußen beim Nettogehalt haben. Der erleichterte Bezug von Kurzarbeitergeld und die verlängerte maximale Bezugsdauer von 24 Monaten gelten noch bis zum 31. März 2022.

Da mit dem Kurzarbeitergeld der Abbau von Arbeitsplätzen verhindert werden soll, wird Kurzarbeitergeld nur gewährt, wenn der Arbeitsausfall unvermeidbar ist, der Arbeitgeber also zuvor alle anderen Maßnahmen ausgeschöpft hat. Vorrangig sind daher der Abbau von Überstunden und Zeitguthaben auf Arbeitszeitkonten. Bei Arbeitszeitkonten müssen Arbeitnehmer vorhandene Plusstunden abbauen, der Aufbau von Minusstunden ist aber nicht Voraussetzung. Auch muss zunächst der Resturlaub aus dem Vorjahr eingebracht werden. Eine Ausnahme besteht nur bei vorrangigen Urlaubswünschen des Arbeitnehmers, also wenn er den Urlaub für andere Zwecke benötigt (Urlaubsreise, Fortbildung).

Wie viele Stunden am Tag arbeiten bei Kurzarbeit?

Bei Kurzarbeit wird die Arbeitszeit vorübergehend herabgesetzt. Die Beschäftigten arbeiten also weniger, ihre Arbeitsstunden werden reduziert. Dadurch sinken die Lohnkosten des Arbeitgebers und der Arbeitnehmer verdient weniger. Wie weit die Anzahl der zu leistenden Arbeitsstunden gekürzt wird, variiert von Fall zu Fall und richtet sich in erster Linie danach, welche Einschnitte ein Unternehmen hinnehmen muss. Im Extremfall kann die Arbeit des Einzelnen sogar vollständig eingestellt werden. Man spricht dann von „Kurzarbeit Null“.

Da Arbeitnehmer grundsätzlich einen Anspruch auf Beschäftigung haben, kann Kurzarbeit nicht einfach ohne Weiteres eingeführt werden. Vielmehr bedarf es zur Einführung von Kurzarbeit einer besonderen Rechtsgrundlage. Entsprechende Anknüpfungspunkte dazu gibt es:

• im Tarifvertrag,
• in Betriebsvereinbarungen oder
• im Arbeitsvertrag.

Hinweis: Nach der Rechtsprechung des LAG Berlin-Brandenburg (z.B. Urteil vom 7. Oktober 2010, Az. 2 Sa 1230/10) sind bedingungslose Kurzarbeiterklauseln in Formulararbeitsverträgen, die keine Regelung zu den Voraussetzungen, zum Umfang oder zur Dauer der Kurzarbeit enthalten, unwirksam. Auch sei – wie in Tarifverträgen üblich – eine Ankündigungsfrist für die Anordnung von Kurzarbeit zu fordern, damit Arbeitnehmer sich auf die geänderten Umstände einstellen können.

Bei der Einführung von Kurzarbeit kann Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Das Kurzarbeitergeld ist eine Leistung der aktiven Arbeitsförderung, um Entgeltausfälle des Arbeitnehmers aufgrund von Kurzarbeit im Betrieb – zumindest teilweise – auszugleichen. Die Leistung dient dem Erhalt von Arbeitsplätzen, die ohne entsprechende Ausgleichzahlungen bedroht wären. Da auch der Arbeitgeber ein Interesse daran hat, dass eingearbeitete Fachkräfte im Betrieb verbleiben, profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von den Regelungen zum Kurzarbeitergeld.

Die Höhe des Kurzarbeitergeldes beträgt 60 Prozent des Nettoeinkommens für kinderlose Arbeitnehmer und 67 Prozent für Arbeitnehmer mit Kind (Einzelheiten zur Höhe und zur Berechnung unter den Punkten V. und VI.).

Wie viele Stunden muss man in Kurzarbeit arbeiten?

Der EuGH hatte in seiner Entscheidung vom 14. Mai 2019 (C-55/18) festgestellt, dass zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzuführen sei, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden könne.

Wie der 1. Senat erfreulicherweise feststellt, besteht damit ein nicht unerheblicher Gestaltungsspielraum für Arbeitgeber, solange vom Gesetzgeber (noch) keine konkretisierenden Regelungen getroffen wurden. Insbesondere muss die Arbeitszeiterfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen. Vielmehr können – je nach Unternehmen und Tätigkeit – auch Aufzeichnungen in Papierform genügen.

Zu beachten ist „lediglich“, dass der Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz nicht rein wirtschaftliche Erwägungen untergeordnet werden dürfen.

Die Verpflichtung zur Einführung Arbeitszeiterfassungssystems gilt ab sofort. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet Stundennachweis zu führen?

Der EuGH hatte in seiner Entscheidung vom 14. Mai 2019 (C-55/18) festgestellt, dass zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzuführen sei, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden könne.

Wie der 1. Senat erfreulicherweise feststellt, besteht damit ein nicht unerheblicher Gestaltungsspielraum für Arbeitgeber, solange vom Gesetzgeber (noch) keine konkretisierenden Regelungen getroffen wurden. Insbesondere muss die Arbeitszeiterfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen. Vielmehr können – je nach Unternehmen und Tätigkeit – auch Aufzeichnungen in Papierform genügen.

Zu beachten ist „lediglich“, dass der Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz nicht rein wirtschaftliche Erwägungen untergeordnet werden dürfen.

Die Verpflichtung zur Einführung Arbeitszeiterfassungssystems gilt ab sofort. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.

Wann muss keine Stundenaufzeichnungen führen?

Wo sind die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung definiert?

Die allgemeine Verordnung einer Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Vorschriften zum Umgang mit entsprechenden Daten im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgehalten.

Wie geht die Arbeitszeiterfassung vonstatten?

Um Arbeitnehmer zu schützen und Arbeitgebern bundesweit einheitliche Richtlinien vorzugeben, wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es ist uneingeschränkt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland gültig und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und dergleichen. Einige Branchen und Jobs sind von diesen Regelungen jedoch ausgenommen, so zum Beispiel Chefärzte, Schiffsbesatzung oder der öffentliche kirchliche Dienst.

Im Arbeitsgesetz ist auch die Arbeitszeiterfassung festgehalten. Dazu heißt es im § 16 „Aushang und Arbeitszeitnachweise“:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Wer muss keine Stundenzettel führen?

Wenn der Arbeitgeber sich gegenüber Angehörigen allzu großzügig zeigt, wird das Finanzamt Ärger machen. Sowohl der Lohn oder das Gehalt wie auch die sonstigen Arbeitgeberleistungen müssen „fremdüblich“ sein: sie sollten sich an dem orientieren, was eine andere Arbeitskraft ebenfalls bekommen würde. Die Finanzbeamten achten zum Beispiel auf überhöhte Gehälter und darauf, ob eine Stelle eigens für Angehörige geschaffen wurde.

Außerdem prüft das Finanzamt, ob die Zusatzleistungen angemessen sind. Bei einem Unternehmer, der seine Frau auf 450-Euro-Basis für Kurierfahrten in seinem Sportbedarf-Handel einstellte und ihr dazu einen Firmenwagen mit Privatnutzung spendierte, war dies nicht der Fall. Er scheiterte vor dem Bundesfinanzhof, dem obersten deutschen Finanzgericht. Die Kosten für den Firmenwagen wurden nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Wie viele Überstunden darf man bei Kurzarbeit haben?

Alice*, 25, aus Köln schreibt:

"Die Firma, in der ich befristet angestellt bin, war von März bis Mai in Kurzarbeit. Ich selbst wurde auf 50 Prozent Arbeitszeit gestuft. Die Arbeit wurde aber nicht weniger, sondern mehr - weil wir Corona-bedingt sehr viele Projekte umdenken und überarbeiten mussten. Mein Arbeitgeber hat mich daher die meiste Zeit weiter in Vollzeit arbeiten lassen, teilweise sogar noch mehr.

Wie viele Überstunden dürfen bei Kurzarbeit stehen bleiben?

Arbeitgebende können Kurzarbeit für die Dauer von 12 Monaten beantragen, wenn die wirtschaftliche Lage des Unternehmens dies erfordert, um temporär die finanzielle Belastung durch die Lohnzahlungen zu verringern. Hat sich die wirtschaftliche Lage des Unternehmens in diesem Zeitraum nicht verbessert, ist eine Verlängerung der Kurzarbeit um weitere 12 Monate möglich. Beantragt ein Unternehmen Kurzarbeit, reduziert sich die Arbeitszeit für die Mitarbeitenden um 10 bis 100 Prozent der normalen, vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Die tatsächliche Arbeitszeit ist dabei von Unternehmen zu Unternehmen, beziehungsweise auch Abteilung zu Abteilung in einem Unternehmen, für die Kurzarbeit gemeldet ist, unterschiedlich und daher individuell festzulegen. Zur Prüfung des weiterhin bestehenden Anspruchs eines Unternehmens auf Kurzarbeitergeld ist die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu dokumentieren. Arbeitgebende dürfen zusätzlich den Antrag auf Kurzarbeit nicht ohne den Abschluss einer vertraglichen Vereinbarung mit dem Betriebsrat oder, wenn ein solcher nicht vorhanden ist, mit den einzelnen betroffenen Mitarbeitenden stellen.

Was passiert mit den Überstunden bei Kurzarbeit?

Um Kündigungen wegen der Corona-Krise zu vermeiden, wurde der Zugang zu Kurzarbeitergeld vom Gesetzesgeber erleichtert. Viele Arbeitgeber haben Kurzarbeitgeld für ihre Mitarbeiter beantragt.

Überstunden sind während der Kurzarbeit grundsätzlich nicht erlaubt. Die Überstunden sind ein Indiz dafür, dass ein unvermeidbarer Arbeitsausfall nicht existiert. Nur in Ausnahmefällen dürfen Überstunden im Unternehmen angeordnet werden. Zum Beispiel, wenn kurzfristig mehr Arbeit anfällt (Ausführung dringender Reparaturarbeiten, Eilaufträge). Der Arbeitgeber muss die Mehrarbeit seines Betriebs am Ende des Monats bei der Bundesagentur für Arbeit melden. Werden die Mehrstunden nicht gemeldet, macht sich der Arbeitgeber nach SGB III strafbar.

Unvermeidbarer Arbeitsausfall: Laut SGB III soll ein Arbeitsausfall mit Hilfe von flexiblen Arbeitszeitmodellen vermieden werden. Für den Arbeitgeber liegt dann ein unabwendbares Ereignis vor, wenn der Arbeitsausfall durch behördliche Maßnahmen verursacht wird, die vom Arbeitgeber nicht zu vertreten sind (SGB III).

Ein kleiner Einblick des Verlaufes der Covid-19-Pandemie: Im März 2020 wurde aufgrund des Corona-Virus von der Bundesregierung der Zugang zu Kurzarbeitergeld erleichtert. Die vom Corona-Lockdown betroffenen Betriebe und Branchen konnten somit leichter Kurzarbeitergeld beantragen. Im Juni 2020 ist die Kurzarbeit zum ersten Mal wieder gesunken. Saisonbedingt sank sie weiter im Dezember 2020 und stieg im Januar 2021 an. Die Arbeitgeber sind weiterhin dazu angehalten, ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schickenen.

Welche Regeln gelten bei Kurzarbeit?

Ab 1. Juli gelten dann wieder die früheren Regelungen von vor der Pandemie: Das heißt, bei mindestens einem Drittel der Beschäftigten muss im Monat jeweils ein Entgeltausfall von mehr als zehn Prozent vorliegen. Und um Kurzarbeit zu vermeiden, müssen dann sowohl bei erstmaligem als auch bei weiterhin bestehenden Arbeitsausfällen wieder Minusstunden eingebracht werden, wenn dies im Rahmen der Arbeitszeitvereinbarungen zulässig ist, so die Bundesagentur für Arbeit  

Ist dies ausgeschöpft, kann für darüberhinausgehende Arbeitsausfälle das Kurzarbeitergeld gezahlt werden. Dafür muss eine Regelung im Betrieb bestehen, die den Aufbau von Minusstunden im Rahmen eines Arbeitszeitkontos zulässt.