Wer bekommt das Protokoll der Eigentümerversammlung?

Inhaltsverzeichnis:

1. Wer bekommt das Protokoll der Eigentümerversammlung?
2. Wann muss Verwalter Protokoll versenden?
3. Wer muss das Verwalterprotokoll unterzeichnen?
4. Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben?
5. Wer bekommt das Protokoll?
6. Wann gilt ein Protokoll als angenommen?
7. Welche Unterlagen muss der Verwalter übergeben?
8. Wann ist ein Protokoll rechtsgültig?
9. Was ist eine Verwalterbestellung?
10. Wann ist ein Protokoll nichtig?
11. Wer darf Protokolle einsehen?
12. Ist ein Protokoll verbindlich?
13. Was darf ein Verwalter nicht?
14. Welche Unterlagen sollte ich als Verwalter für die Versammlung vorbereiten?
15. Kann man ein Protokoll anfechten?

Wer bekommt das Protokoll der Eigentümerversammlung?

Wie bereits eingangs erwähnt, gehören die Protokolle von Eigentümerversammlung zu den wichtigsten Dokumenten in einer WEG. Jeder Eigentümer hat durch sie auch im Nachhinein einen Überblick zu den Themen, die bei einer WEG-Versammlung besprochen und beschlossen wurden. Außerdem spielen die Protokolle beim Verkauf der Eigentumswohnung eine große Rolle, da sich Käufer bei der Kaufentscheidung gerne vorab über die Situation in der Eigentümergemeinschaft informieren möchten. 

Zudem schreibt das WEG-Gesetz im § 24 Abs. 6 die Erstellung eines Protokolls (auch bekannt als „Niederschrift“) vor! Auch eine Beschluss-Sammlung muss im Rahmen einer Wohnungseigentümerversammlung geführt werden (§ 24 Abs. 7 WEG). 

Doch welche Punkte müssen in einem Protokoll aufgeführt werden? Um diese Frage zu beantworten, haben wir für Sie die wichtigsten Bestandteile aufgelistet: 

Für die Erstellung des Protokolls ist in der Regel der Verwalter zuständig, da er die Versammlung einberufen hat und führt. Das WEG-Gesetz schreibt dies aber nicht vor. Somit kann auch der Verwaltungsbeirat die Protokollierung übernehmen. Als Alternative bietet sich auch ein Eigentümer an, der von der WEG zum Schriftführer ernannt wurde. 

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Wann muss Verwalter Protokoll versenden?

Wie bereits eingangs erwähnt, gehören die Protokolle von Eigentümerversammlung zu den wichtigsten Dokumenten in einer WEG. Jeder Eigentümer hat durch sie auch im Nachhinein einen Überblick zu den Themen, die bei einer WEG-Versammlung besprochen und beschlossen wurden. Außerdem spielen die Protokolle beim Verkauf der Eigentumswohnung eine große Rolle, da sich Käufer bei der Kaufentscheidung gerne vorab über die Situation in der Eigentümergemeinschaft informieren möchten. 

Zudem schreibt das WEG-Gesetz im § 24 Abs. 6 die Erstellung eines Protokolls (auch bekannt als „Niederschrift“) vor! Auch eine Beschluss-Sammlung muss im Rahmen einer Wohnungseigentümerversammlung geführt werden (§ 24 Abs. 7 WEG). 

Doch welche Punkte müssen in einem Protokoll aufgeführt werden? Um diese Frage zu beantworten, haben wir für Sie die wichtigsten Bestandteile aufgelistet: 

Für die Erstellung des Protokolls ist in der Regel der Verwalter zuständig, da er die Versammlung einberufen hat und führt. Das WEG-Gesetz schreibt dies aber nicht vor. Somit kann auch der Verwaltungsbeirat die Protokollierung übernehmen. Als Alternative bietet sich auch ein Eigentümer an, der von der WEG zum Schriftführer ernannt wurde. 

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Wer muss das Verwalterprotokoll unterzeichnen?

• Bei jeder Eigentümerversammlung muss ein Protokoll erstellt werden.
• Das ist gesetzlich vorgeschrieben.
• Verantwortlich dafür ist in der Regel der Verwalter.
• Das Protokoll wird von mindestens zwei Personen unterschrieben.  
• Bei formellen Fehlern dürfen Eigentümer die Beschlüsse anfechten.

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) schreibt vor, dass bei jeder Wohnungseigentümerversammlung eine „Niederschrift“ anzufertigen ist (§ 24, Abs. 6 Satz 1 WEG). In diesem Protokoll hält die Gemeinschaft wichtige Beschlüsse fest. Man spricht daher auch von einem Ergebnisprotokoll. Die gesetzliche Regelung gilt sowohl für ordentliche als auch für außerordentliche Versammlungen.

Eine Eigentümerversammlung findet in regelmäßigen Abständen – in der Regel einmal jährlich – statt. Der Verwalter ruft alle Wohnungseigentümer dazu auf, hieran teilzunehmen. Schließlich geht es darum wichtige Entscheidungen zu treffen – zum Beispiel bezüglich baulicher Maßnahmen am Haus. Die auf der Eigentümerversammlung getroffenen Vereinbarungen gelten für alle Eigentümer – unabhängig davon, ob sie bei der Versammlung persönlich anwesend waren oder nicht. Wer keine Zeit hat, kann sich vertreten lassen – zum Beispiel von seinem Ehepartner oder einem anderen Eigentümer. Voraussetzung ist eine Vollmacht.

Eine gesetzliche Regelung gibt es nicht. Normalerweise wird jedoch der Hausverwalter zum Protokollführer ernannt. Oftmals ist er laut Hausverwaltervertrag sogar dazu verpflichtet. Wohnungseigentümer führen das Protokoll der Eigentümerversammlung nur in Ausnahmefällen – beispielsweise, wenn der Verwalter die Versammlung verlässt oder die Miteigentümer eine außerordentliche Sitzung ohne Hausverwaltung einberufen. In einigen Fällen ist das Verhältnis zwischen den Eigentümern und der Verwaltung derart belastet, dass ein Eigentümer die Protokollführung übernimmt.

Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben?

• Bei jeder Eigentümerversammlung muss ein Protokoll erstellt werden.
• Das ist gesetzlich vorgeschrieben.
• Verantwortlich dafür ist in der Regel der Verwalter.
• Das Protokoll wird von mindestens zwei Personen unterschrieben.  
• Bei formellen Fehlern dürfen Eigentümer die Beschlüsse anfechten.

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) schreibt vor, dass bei jeder Wohnungseigentümerversammlung eine „Niederschrift“ anzufertigen ist (§ 24, Abs. 6 Satz 1 WEG). In diesem Protokoll hält die Gemeinschaft wichtige Beschlüsse fest. Man spricht daher auch von einem Ergebnisprotokoll. Die gesetzliche Regelung gilt sowohl für ordentliche als auch für außerordentliche Versammlungen.

Eine Eigentümerversammlung findet in regelmäßigen Abständen – in der Regel einmal jährlich – statt. Der Verwalter ruft alle Wohnungseigentümer dazu auf, hieran teilzunehmen. Schließlich geht es darum wichtige Entscheidungen zu treffen – zum Beispiel bezüglich baulicher Maßnahmen am Haus. Die auf der Eigentümerversammlung getroffenen Vereinbarungen gelten für alle Eigentümer – unabhängig davon, ob sie bei der Versammlung persönlich anwesend waren oder nicht. Wer keine Zeit hat, kann sich vertreten lassen – zum Beispiel von seinem Ehepartner oder einem anderen Eigentümer. Voraussetzung ist eine Vollmacht.

Eine gesetzliche Regelung gibt es nicht. Normalerweise wird jedoch der Hausverwalter zum Protokollführer ernannt. Oftmals ist er laut Hausverwaltervertrag sogar dazu verpflichtet. Wohnungseigentümer führen das Protokoll der Eigentümerversammlung nur in Ausnahmefällen – beispielsweise, wenn der Verwalter die Versammlung verlässt oder die Miteigentümer eine außerordentliche Sitzung ohne Hausverwaltung einberufen. In einigen Fällen ist das Verhältnis zwischen den Eigentümern und der Verwaltung derart belastet, dass ein Eigentümer die Protokollführung übernimmt.

Wer bekommt das Protokoll?

Es ist empfehlenswert, während jeder Mitgliederversammlung Protokoll zu führen, auch wenn es im Gesetz nicht vorgesehen ist. Um im Nachgang Unklarheiten zu vermeiden und auch die nicht anwesenden Vereinsmitglieder korrekt zu informieren, sollten Sie Ihre offiziellen Mitgliederversammlungen unbedingt protokollieren. So können Protokolle als Urkunde bei gesetzlich vorgeschriebenen Veranstaltungen dienen und auch die Grundlage für wichtige Rechtsgeschäfte darstellen.

Protokolle erfüllen verschiedene Zwecke:

• Rechtssicherer Nachweis
• Informationsdokument für abwesende Vereinsmitglieder
• Erinnern an getroffene Entscheidungen und Beschlüsse
• Stellen rückwirkend Sachverhalte richtig, wenn Zweifel aufkommen
• Helfen dabei, die Diskussion bei der nächsten Versammlung wieder aufzunehmen

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die Vereine zur Protokollführung verpflichtet. Laut § 58 Nr. 4 BGB sind Vereine jedoch gesetzlich dazu verpflichtet, in der Satzung festzulegen, wie getroffene Beschlüsse beurkundet werden. Zur Beurkundung von Beschlüssen wie zum Beispiel Satzungsänderungen, Vorstandswahlen oder ein Auflösungsbeschluss muss nach dem BGB folglich eine Niederschrift, also mindestens ein Protokoll über die Beschlüsse, angefertigt werden. Hierbei geht es darum, dass das Registergericht prüfen kann, ob die Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind. Auf welche Art und Weise das Protokoll angefertigt wird, muss in der Satzung niedergeschrieben werden.

Die Voraussetzung dafür ist, dass die Aufzeichnungen während der Versammlung konzentriert und sorgfältig erfolgen und vor allem auch die Abstimmungsergebnisse richtig notiert werden. Außerdem empfiehlt es sich, das Protokoll nach Abschluss der Sitzung oder Versammlung zügig fertigzustellen.

Falls in der Satzungsregelung kein Protokollführer benannt ist, muss der Vorstand diesen festlegen. Alternativ kann auch ein Beschluss der Mitgliederversammlung den Protokollführer festlegen. Die Regel besagt außerdem, dass der Vorstand die Mitgliederversammlung leitet, falls in der Satzung nichts anderes festgehalten ist. Werden darüber hinaus weitere Regeln zur Protokollführung festgelegt, müssen diese nach § 25 BGB in der Satzung des Vereins schriftlich festgehalten sein.

Ein Sitzungs- bzw. Versammlungsprotokoll enthält immer folgende Angaben:

• Art der Versammlung: Handelt es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Versammlung?
• Ort, Datum und Zeit der Zusammenkunft
• Name des Versammlungsleiters
• Name des Protokollführers
• Zahl der teilnehmenden Vereinsmitglieder
• Zahl der stimmberechtigten Vereinsmitglieder
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung sowie der satzungsgemäßen Einberufung
• Benennen der Tagesordnungspunkte, falls diese nicht schon der Einladung beigelegt waren (was die Regel ist)
• Berichte von Vorstand, Rechnungsprüfer, Schatzmeister etc.
• Gestellte Anträge
• Ergebnisse der Beschlussfassung
• Art der Abstimmung sowie Abstimmungsergebnisse
• Verweis auf Mitglieder, die nicht mit abgestimmt haben, da es um Entscheidungen in ihrer eigenen Sache ging
• Anlagen werden stets im Protokoll genannt und durchnummeriert.

Werden Satzungsänderungen oder Satzungsneufassungen durchgeführt, muss dies aus dem Protokoll deutlich hervorgehen. Haben Wahlen stattgefunden, müssen die gewählten Personen eindeutig benannt werden. Es genügt daher nicht zu schreiben „Anna Meier wurde zur dritten Vorsitzenden gewählt“. Richtig ist: „Gewählt zur dritten Vorsitzenden: Anna Meier, Zahnärztin in Köln, Kölnstraße 20, 50123 Köln.“

Wann gilt ein Protokoll als angenommen?

Über eine Mitgliederversammlung ist jeweils eine Niederschrift (Protokoll) zu führen. Aus welcher gesetzlichen Regelung oder Satzungsregelung die Notwendigkeit der Protokollführung folgt, welchen Zweck und welche Beweisfunktion dem Protokoll einer ordentlichen wie außerordentlichen Mitgliedersammlung zukommen und welchen (Mindest-)Inhalt ein Protokoll haben sollte, erfahren Sie im Folgenden.

Welche Unterlagen muss der Verwalter übergeben?

Soll gegen die ausgeschiedene Hausverwaltung vorgegangen werden, damit diese die Verwaltungsunterlagen herausgibt, ist zwischen Eigentümergemeinschaften und Mieteigentümern (also den Eigentümern von Mietshäusern) zu unterscheiden. Der Grund dafür liegt in den Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts, das im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt ist. Dies betrifft nicht nur die Pflichten und Aufgaben des WEG-Verwalters, sondern es sind auch etwa die Bestellung des WEG-Verwalters und der Abschluss des WEG-Verwaltervertrags als jeweils eigenständige Rechtsakte zu betrachten. Ebenso sind die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags eigenständige Rechtsakte. Dabei verwaltet der WEG-Verwalter ausschließlich das gemeinschaftliche Eigentum der Eigentümergemeinschaft, nicht aber das Sondereigentum (Eigentumswohnungen).

Demgegenüber bestehen bei der Mietverwaltung keine besonderen gesetzlichen Vorschriften. Hier ist regelmäßig der Inhalt des Mietverwaltervertrags maßgeblich, insbesondere im Hinblick auf die Pflichten und Aufgaben des Mietverwalters. Auch entfallen die Bestellung und die Abberufung des Mietverwalters, der die „gesamte“ Immobilie des Mieteigentümers betreut.

Aufgrund dieser unterschiedlichen rechtlichen Aspekte ist daher beim Vorgehen zum Erhalt der Verwaltungsunterlagen zwischen Eigentümergemeinschaften und Mieteigentümern zu differenzieren.

Wann ist ein Protokoll rechtsgültig?

Über eine Mitgliederversammlung ist jeweils eine Niederschrift (Protokoll) zu führen. Aus welcher gesetzlichen Regelung oder Satzungsregelung die Notwendigkeit der Protokollführung folgt, welchen Zweck und welche Beweisfunktion dem Protokoll einer ordentlichen wie außerordentlichen Mitgliedersammlung zukommen und welchen (Mindest-)Inhalt ein Protokoll haben sollte, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist eine Verwalterbestellung?

Nach der sogenannten Trennungstheorie ist zwischen der Verwalterbestellung und dem Verwaltervertrag zu unterscheiden. Die Bestellung ist ein organschaftlicher Akt, wonach der Verwalter (neben Wohnungseigentümerversammlung und Verwaltungsbeirat) Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft mit seinen gesetzlichen Aufgaben und Befugnissen wird. Die Aufgaben und Befugnisse sind im Wesentlichen in §§ 24 (Einberufung, Vorsitz, Niederschrift), 25 Abs. 4 (Form und Frist der Einberufung), 27 (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters) und 28 (Wirtschaftsplan, Rechnungslegung) Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt.

Demgegenüber handelt es sich beim Abschluss des Verwaltervertrags um einen rein schuldrechtlichen Akt. Dabei werden im Vertrag die über die im WEG hinausgehenden, sonstigen Pflichten des Verwalters, aber auch seine Rechte wie etwa die Verwaltervergütung, vereinbart. Hier liegt regelmäßig ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen nach §§ 675, 611 ff Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vor.

Ebenso wie die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags stellen auch die Abberufung des Verwalters und die Beendigung des Verwaltervertrags (etwa durch Kündigung, Niederlegung des Verwaltersamts oder Auflösung) eigenständige Rechtsakte dar.

Wann ist ein Protokoll nichtig?

Über eine Mitgliederversammlung ist jeweils eine Niederschrift (Protokoll) zu führen. Aus welcher gesetzlichen Regelung oder Satzungsregelung die Notwendigkeit der Protokollführung folgt, welchen Zweck und welche Beweisfunktion dem Protokoll einer ordentlichen wie außerordentlichen Mitgliedersammlung zukommen und welchen (Mindest-)Inhalt ein Protokoll haben sollte, erfahren Sie im Folgenden.

Wer darf Protokolle einsehen?

Alle Betriebsratsmitglieder und auch nur die erstmal. Kein anderer hat das Recht in die Protokolle des Betriebsrats zu schauen, insbesondere schon nicht der Arbeitgeber. Andererseits gibt es aber auch kein Verbot, dass der Betriebsrat die Protokolle anderen Personen zeigt.

Ist ein Protokoll verbindlich?

Abgesehen vom Gedächtnisprotokoll kommt kein Protokoll ohne eine detaillierte Mitschrift aus. Zu leicht vergisst man Fakten und Sachverhalte. Und die meisten Redner sind wenig erfreut, wenn man ihnen falsche Aussagen oder Aufgaben zuordnet. Zögern Sie daher während der Sitzung nicht, nachzufragen, falls Ihnen etwas unklar ist. Denn während Sie noch über einen Sachverhalt nachgrübeln, den Sie ins Protokoll schreiben möchten, läuft die Diskussion weiter. Möglicherweise spricht auch jemand dazwischen, während jemand anderes gerade ein wichtiges Argument vorbringt. Oder Sie kennen sich mit einem Thema nicht ausreichend aus, um abzuschätzen, ob Sie es verkürzt richtig wiedergegeben haben. Bevor Sie etwas Falsches niederschreiben und es später korrigieren müssen, melden Sie sich besser gleich zu Wort.

Behalten Sie auch die folgenden Tipps im Hinterkopf, um eine hilfreiche Mitschrift zu erstellen:

Was darf ein Verwalter nicht?

Während die Aufgabe als WEG-Beirat durchaus wichtig und für ein reibungsloses Miteinander innerhalb der Eigentümergemeinschaft von großer Bedeutung ist, muss sich dieser so wie alle Akteure an die Spielregeln halten und die Grenzen seiner Kompetenz wahren.

Die Gründe für Kompetenzüberschreitungen sind so vielfältig und individuell wie die Charaktere und Wesen der Verwaltungsbeiräte. Dennoch lässt die Erfahrung mache Muster erkennen:

Die Stellung des WEG-Beirats kann innerhalb der Eigentümergemeinschaft hoch angesehen sein, was legitim und berechtigt ist. Führt dies jedoch zu einem falsch verstandenen Gefühl übersteigerter Macht, wird es kurz- oder langfristig zu Problemen kommen. 

Welche Unterlagen sollte ich als Verwalter für die Versammlung vorbereiten?

Sobald eine WEG gegründet wurde, sollte so schnell wie möglich die erste Eigentümerversammlung stattfinden.

Hintergrund dafür ist, dass bereits jetzt die Rechte und Pflichten der WEG sowie der einzelnen Eigentümer greifen und umgesetzt werden müssen, wie auch das Wohnungseigentumsgesetz.

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Um eine rechtlich wirksame Eigentümerversammlung durchzuführen, müssen verschiedene Punkte berücksichtigt werden. Bereits in der Vorbereitung gibt es Aufgaben und Pflichten, die beachtet werden müssen.

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Kann man ein Protokoll anfechten?

  1. Einführung

Die Beschlussanfechtung muss binnen eines Monats seit Beschlussfassung gerichtlich geltend gemacht werden (§ 45 WEG). Entscheidend für den Beginn der Monatsfrist ist das Datum der Beschlussfassung, also derjenigen Eigentümerversammlung, auf welcher der Beschluss gefasst worden ist. Gleichgültig ist grundsätzlich das Datum des Protokolls der Eigentümerversammlung. Nur in sehr seltenen Fällen kommt eine Anfechtung nach Ablauf der Anfechtungsfrist in Betracht. Entscheidend für die Einhaltung der Frist ist  der – tatsächliche – Eingang der Anfechtungsschrift bei Gericht. Die Einhaltung der Frist wird also in keiner Weise durch einen Brief an die Verwaltung oder den Verwaltungsbeirat bewirkt.