Wie erstelle ich eine Rechnung mit Word?

Video von Bruno Franke2:33

Wenn Sie hÃ¤ufiger Rechnungen schreiben mÃ¼ssen, lohnt es sich auf jeden Fall, eine Rechnungsvorlage in Microsoft Word zu erstellen.

Wie erstelle ich eine rechnungsvorlage?

Rechnungsvorlagen sind vorgefertigte Musterrechnungen, die alle vorgeschriebenen Bestandteile enthalten und als Konstrukt für neue Rechnungen genutzt werden können. Statt also bei null anfangen und alle Elemente mühsam zusammentragen zu müssen, liefert Ihnen eine solche Vorlage eine fertige Beispielrechnung mit Platzhalterinformationen, die es lediglich gegen die tatsächlichen Daten auszutauschen gilt. Eine einfache und weit verbreitete Lösung für Rechnungsvorlagen sind Word- oder Excel-Dokumente. Diese können Sie entweder selbst erstellen oder – häufig kostenfrei – im Internet herunterladen und anschließend mit der ausgewählten Microsoft-Office-Anwendung öffnen. Es existieren auch Musterrechnungen für die Text- und Tabellenprogramme anderer Suites wie OpenOffice oder LibreOffice.

Grundsätzlich lassen sich die Vorlagen für Rechnungen also in textbasierte und tabellarische Lösungen unterteilen: Müssen nur wenige Leistungen abgerechnet werden, sind erstere fast immer die geeignetere Wahl. Je komplexer die abzurechnenden Dienste sind, desto eher ist der Einsatz einer tabellarischen Rechnungsvorlage zu empfehlen. Diese bietet den Vorteil, Einzelpreise und den Gesamtpreis wesentlich übersichtlicher anordnen zu können. Darüber hinaus können derartige Muster Sie bei der Berechnung bestimmter Werte wie dem Mehrwertsteuer-Betrag unterstützen, wenn entsprechende Funktionen eingebaut sind. Da diverse Office-Rechnungsvorlagen kostenlos im Internet zu finden sind, ist deren Nutzung insbesondere für Selbstständige und KMUs interessant, die nur über ein begrenztes Budget verfügen.

Kann ich Rechnungen mit Word schreiben?

Bei der Rechnungstellung mit Word/Excel - in dem Fall, in dem es sich nicht um eine bloße Vorlage handelt, die bei jeder Rechnung überschrieben wird, liegt eine elektronische Rechnung vor, die dem Grundsatz der Unveränderbarkeit unterliegt. Es ist praktisch nahezu immer der Fall, dass diese Rechnungen im Dateisystem abgelegt werden.

Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD konform?

„Das geht aus den Aufzeichnungen nicht hervor“, wird uns das Finanzamt am Ende sagen. Doch bevor wir zu dieser Erkenntnis kommen, sind wir überhaupt froh, es nicht versäumt zu haben, Aufzeichnungen zu machen.

Zu einem ordentlichen Geschäftsbetrieb gehören die Buchführung sowie die Aufbereitung von Unterlagen und Dokumenten in elektronischer Form nicht nur dazu, sie ist sogar verpflichtend. Seit 1.1.2015 ersetzen die vom Bundesfinanzministerium verabschiedeten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern sowie Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die vorherigen Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff sowie der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Nun erwartet natürlich niemand, dass wir all diese Regelungen im Wortlaut genau auswendig parat haben. Jeder Unternehmer sollte sich aber vor Existenzgründung zumindest grob damit beschäftigen, welche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf ihn zukommen.

Es wird kein Tag im Betrieb vergehen, an dem es nicht zu, im wahrsten Sinne des Wortes, zahlreichen Geschäftsvorfällen kommen wird. Die Finanzspirale im Unternehmen dreht sich unaufhörlich und der Wert eines Unternehmens bemisst sich in erster Linie nun mal an seiner wirtschaftlichen Lage. Eine Selbstverständlichkeit also, dass jede Transaktion für einen sachverständigen Dritten transparent dargelegt werden kann. Alle gebuchten Betriebsausgaben sowie Einnahmen sind schließlich in chronologischer Reihenfolge für den Betriebsprüfer einsehbar. Vorschriftsgemäß sind alle sensiblen Daten- egal ob in Papierform oder digital- vor unbefugten Zugriffen geschützt und fristgerecht sofort zum Zeitpunkt des Geschäftsvorfalles, erfasst worden. Auch Auswirkungen auf den steuerlichen Gewinn (wie beispielsweise Abschreibungen) sind nicht unter den Tisch gefallen.

Der Unternehmer garantiert dem Fiskus

die Vollständigkeit
Richtigkeit
Ordnung
und Fälschungssicherheit

Kann man Rechnungen selber schreiben?

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Welches Programm für Rechnungen schreiben?

Ein gutes Rechnungsprogramm ist der erste Schritt zu mehr Unternehmenserfolg. Völlig unabhängig von der Unternehmensgröße. Denn: Es nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Automatisiert manuelle Abläufe. Gibt Ihnen stets den perfekten Überblick über alle wichtigen Zahlen und Bereiche. So sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern können Ihren Fokus ganz auf Ihr Kerngeschäft richten.

Ohne Rechnungen kein Gewinn. Doch täglich wiederkehrende Aufgaben manuell zu erledigen, ist zeitintensiv und ineffizient. orgaMAX schafft Abhilfe. Mit der Bürosoftware erstellen Sie professionelle Rechnungen in nur wenigen Sekunden.

Alle wichtigen Informationen fügen Sie mittels Mausklick in die entsprechenden Felder der Rechnungsvorlage ein. orgaMAX vergibt automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Auf Wunsch wird auch die Mehrwertsteuer sowie der richtige Netto- und Bruttobetrag ermittelt. So schnell kann die Rechnungserstellung gehen.

Übrigens: Im Gegensatz zu anderen Rechnungsprogrammen arbeiten Sie bei orgaMAX direkt in der Druckansicht. Das heißt: Sie sehen jederzeit, wie Ihre Rechnung am Ende aussehen wird!

Kann ich selber eine Rechnung schreiben?

Im Briefkopf stehen fÃ¼r gewÃ¶hnlich die Angaben zu deinem Unternehmen und die Adresse des RechnungsempfÃ¤ngers â also deines/deiner Kund*in. Achte unbedingt darauf, dass du den richtigen Unternehmensnamen verwendest. Gerade bei der Bezeichnung der Rechtsform von Unternehmen passieren oft unnÃ¶tige Fehler, die dann berichtigt werden mÃ¼ssen. Im oberen Bereich der Rechnung befinden sich auÃerdem:

Den nÃ¤chsten Abschnitt der Rechnung leitest du einfach direkt mit dem Wort âRechnungâ ein â kurz und knapp auf den Punkt gebracht. SchÃ¶n ist, wenn du die Rechnung mit einem kleinen Anschreiben erÃ¶ffnest. Du kannst dich zum Beispiel fÃ¼r den Auftrag oder das Vertrauen bedanken oder dem/der Kund*in viel SpaÃ mit den Produkten wÃ¼nschen.

Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?

Die Herausforderungen des Handwerks sind in den letzten Jahren stetig gestiegen. Die Nachfrage nach gut ausgebildeten Handwerkern steht dem viel zitierte „Bauboom“ und einer hohen Nachfrage entgegen. Gleichermaßen werden Handwerksbetriebe von immer mehr Vorschriften in Bezug auf Recycling, Ökologie und Umweltschutz tangiert sowie schon seit geraumer Zeit durch stark ansteigenden Energie-, Material- und Rohstoffpreise belastet.

Die Vorteile eines übersichtlichen, praktischen sowie leicht zu bedienenden Handwerker-Rechnungsprogramms liegen bereits bei erster Betrachtung deutlich auf der Hand. Jeder Handwerker kennt die zeitraubenden Aufgaben und Fragen in Bezug auf zu erstellende, offenen und fälligen Rechnungen. Rechnungen sind für jeden Handwerksbetrieb ein unabdingbarer Bestandteil der täglichen Arbeit, der jedoch einige Ressourcen binden kann.

Wie kann ich als Privatperson eine Rechnung ausstellen?

Wenn eine natürliche Person bzw. eine Privatperson eine Rechnung ausstellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Damit besteht ein Unterschied zu den Gewerbebetrieben. Eine Privatperson hat kein solches Gewerbe angemeldet, kann aber trotzdem Waren veräußern oder eine Leistung erbringen. Und dafür kann die Ausstellung einer Rechnung erfolgen, ebenso wie beim Gewerbebetrieb.

Die Privatrechnung müssen Sie als natürliche Person immer dann ausstellen, wenn Ihr Geschäftspartner das von Ihnen verlangt. Es besteht jedoch erst einmal keine Pflicht für private Verkäufer, eine Rechnung zu schreiben. Bei Privatgeschäften ist es sogar üblich, darauf zu verzichten. Dadurch lässt sich die Transaktion vereinfachen und zügiger abwickeln.

Einer der wesentlichen Unterschiede zur gewerblichen Rechnung besteht im fehlenden Ausweisen der Umsatzsteuer. Denn Privatpersonen sind nicht berechtigt, die Umsatzsteuer einzuziehen. Das gilt unabhängig davon, ob der als Privatperson auftretende Verkäufer außerhalb dieses Geschäfts Unternehmer ist. Damit gehört es zu den Voraussetzungen der Privatrechnung, dass mit der Leistungserbringung kein Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Verkäufers besteht.

Kann man selber eine Rechnung schreiben?

Wie schreibt man eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Laut § 14 UStG ist eine Rechnung definiert als “jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.”

Es besteht lediglich in zwei Fällen eine juristische Pflicht zur Rechnungsstellung:

In Zusammenhang mit Lieferungen und Leistungen, die sich auf ein Grundstück beziehen
In Zusammenhang mit Lieferungen und Leistungen, die sich an Unternehmen oder juristische Personen richten

Was genau eine Rechnung ausmacht, welche Pflichtangaben sie beinhalten und welche Voraussetzungen sie erfüllen muss, regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Wichtig ist, dass du auf deiner Rechnung klar erkenntlich machst, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt!

Folgende Pflichtangaben müssen auf einer regulären Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer enthalten sein:

Der vollständige (Firmen-)Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers bzw. der Rechnungsausstellerin
Die Rechnungsadresse, sprich der vollständige (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers bzw. der Rechnungsausstellerin
Die fortlaufende Rechnungsnummer. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahlenfolge, die du als Rechnungsersteller:in selbst vergibst. Diese darf immer nur ein einziges Mal verwendet werden und dient dazu, eine Rechnung einer Leistung bzw. einer Lieferung an einen Kunden bzw. eine Kundin zu einem bestimmten Zeitpunkt zuordnen zu können.
Das Ausstelldatum der Rechnung
Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung oder den Lieferzeitraum
Die Menge bzw. der Umfang und die Art der erbrachten Lieferung(en) oder Leistung(en)
Der Einzelbetrag pro Leistung bzw. Lieferung (aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen)
Alle im Voraus vereinbarten Minderungen des Rechnungsbetrags (bspw. Skonto)
Der netto Rechnungsbetrag
Der anzuwendende Umsatzsteuersatz und den auf den Rechnungsbetrag entfallenden Steuerbetrag
Der brutto Rechnungsbetrag
Die Zahlungsfrist (bis wann die Rechnung bezahlt werden muss)

Welches ist das beste kostenlose Rechnungsprogramm?

Nachdem ein grundlegendes Design festgelegt wurde, können mit A1-Fraktura Rechnungen, Angebote und andere Schriftstücke erzeugt werden. Selbst das Erstellen von Vorlagen und die Verwaltung von Kontakten ist möglich. Neben einer automatischen Druckfunktion glänzt die Software vor allem durch die installationsunabhängige Funktionsweise. Nach Belieben kann das Rechnungsprogramm auf einen USB-Stick oder ein anderes portables Speichermedium hinterlegt und mitgenommen werden, und ist nach Konnektierung voll einsatzfähig.

Genau die richtige Mischung aus großem Funktionsumfang und einfacher Handhabung, bietet die Software Cadia Faktura. Neben dem Erstellen von Rechnungen, Lieferscheinen und Aufträgen, beinhaltet die Software einige nützliche Gadgets. Newsletter können erstellt und mit dem integrierten E-Mail-Client versendet werden, ein Kalender zum Koordinieren von Terminen ist vorhanden, und mittels der Dokumentverwaltung können Schriftstücke sortiert und Vorlagen erstellt werden.

Das Rechnungsprogramm allegro:Faktura bietet ein durchaus umfangreiches Funktions-Lineup, mit dem Auftragsbestätigungen, Angebote, Mahnungen und Rechnungen erstellt werden können. Mittels eines Managementsystems können offene Posten, sowie sämtliche geschäftlichen Kontakte verwaltet werden.

So wie die Vorgänger, bietet auch dieses Rechnungsprogramm den Standard Funktionsumfang mit sich: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine, sämtliche Schriftstücke können bei Freeware Faktura angelegt werden. Neben Lieferanten, Kunden und Vertretern, kann die Software sogar Excel- und MySQL-Datenbanken verwalten. Auch das Erstellen von Vorlagen ist mit der Software möglich. Die Software basiert auf dem Micosoft.NET Framework.

Das MiniBüro Budget ist für die Betriebssysteme Windows XP, Vista und 7, sowie Mac OS X und Leopard erhältlich. Nach einer etwas holprigen Einarbeitungszeit können Rechnungen geschrieben und Kundendaten, sowie offene Posten übersichtlich verwaltet werden. Wichtige Details wie Zahlungsfristen, Mehrwertsteuer und Währung können komfortabel automatisiert werden.

Kann ein Kleinunternehmer Rechnungen schreiben?

Wann bist du Kleinunternehmer?↳ Voraussetzungen auf einen Blick↳ Kleinunternehmerregelung beantragen↳ Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Eine Kleinunternehmer Rechnung schreiben↳ Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer Rechnung↳ Hinweis auf § 19 UStG – Formulierungsbeispiele↳ Musterrechnung Kleinunternehmer
Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmer Rechnung
Kleinunternehmer Rechnung versenden
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen
Kleinunternehmer Rechnung ins EU-Ausland
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Fazit

Unter welchen Voraussetzungen du als Kleinunternehmer anerkannt bist, geht aus § 19 UStG hervor. Die Kleinunternehmerregelung stellt eine Vereinfachungsregelung für Unternehmen mit einem geringen Umsatz dar. Am wichtigsten sind die Grenzen, welche du bei deinem Umsatz im Gründungsjahr und im laufenden Jahr beachten musst. Somit darfst du mit deinem Unternehmen einen Umsatz von 22.000 Euro im vorherigen bzw. im Gründungsjahr und 50.000 Euro laufenden Jahr bzw. im Folgejahr nicht überschreiten. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Ausweisung der Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen.

Du kannst auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, selbst wenn die Voraussetzungen dafür von dir erfüllt werden. Deine Entscheidung gilt aber dann für einen Zeitraum von fünf Jahren und du bist für dieses Zeitfenster daran gebunden.

Übrigens kannst du als Kleinunternehmer auch dann tätig sein, wenn du mehrere Unternehmen betreibst. Hier musst du allerdings beachten, dass der gesamte Umsatz dieser Unternehmen nicht über den gesetzlich festgelegten Grenzen liegt. Du hast aber den Vorteil, dass in die Berechnung für den gesamten Umsatz keine steuerbefreiten Umsätze fallen. Was steuerbefreite Umsätze sind, ist in § 4 UStG genau definiert.

Zwar muss ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben, sich aber dennoch an die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes halten. Das gilt vor allem für die Pflichtbestandteile von einer Kleinunternehmer Rechnung, welche im § 14 Abs. 4 UStG genau aufgelistet sind. Ferner sind Kleinunternehmer ebenso wie Unternehmer nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu schreiben, wenn eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht wurde.

Kann ich einfach so eine Rechnung schreiben?

Wenn eine natürliche Person (Privatperson) eine Rechnung stellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Als Privatperson ist es nicht deine Pflicht, eine Rechnung auszustellen, oftmals wird allerdings eine vom Geschäftspartner verlangt.

Dabei musst du, solange du den Veranlagungsfreibetrag von 730€/Jahr nicht überschreitest, keine Steuern abführen. In diesem Fall kannst du freiwillig eine Arbeitnehmerveranlagung durchführen, es handelt sich allerdings um kein Muss. Falls du als Steuerpflichtiger mit lohnsteuerpflichtigen Einkünften den Freibetrag von 730€ überschreitest und dein gesamtes Einkommen mehr als 12.000€ im Jahr beträgt, ist eine Einkommenssteuererklärung Pflicht. Gib dabei dein gesamtes Einkommen aus Nebenverdiensten an, ohne den Freibetrag von 730€ abzuziehen, da dieser automatisch berücksichtigt wird.

Unser Tipp: Behalte die Höhe deiner Privatrechnungen stets im Auge.

Wann darf ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?

Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 13b
Wann schreibt man eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben
Rechnung ohne Umsatzsteuer Vorlage
Rechnung ohne Umsatzsteuer in der Buchhaltung
Rechnung ohne Umsatzsteuer erhalten – das ist zu tun
Rechnung ohne Umsatzsteuer trotz Umsatzsteuerpflicht – geht das?
Fazit

In Paragraf 13b UStG wird der Übergang der Steuerschuldnerschaft beschrieben. Vom Grundsatz her ist es so geregelt, dass jeder Unternehmer, welcher eine Lieferung oder eine Leistung erbringt, auch die gesetzliche vorgeschriebene Umsatzsteuer entrichten muss. In einigen Fällen ist es aber möglich bzw. notwendig, dass Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen.

Hinweis: Der Grund dafür muss aber wie in § 14 Abs. 4 Nr. 8 erläutert werden. Konkret heißt dies, dass bei einer Nichtausweisung der Steuer auf der Rechnung dies schriftlich vermerkt werden muss.

Bei der Erstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuer muss wie bei anderen Rechnungen auch, auf die richtige Angabe der Pflichtangaben geachtet werden. Diese Rechnungen können für unterschiedliche Zwecke geschrieben werden. Für die Rechnung ohne Umsatzsteuer gibt es verschiedene Gründe. Nicht zwangsläufig muss auf der Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen werden, in manchen Fällen unterliegen sie auch der Umsatzsteuerbefreiung. Unter anderem kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer in folgenden Fällen erstellt werden.