Was ist eine Entgeltabrechnung einfach erklärt?

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine Entgeltabrechnung einfach erklärt?
2. Was ist in Entgeltabrechnung?
3. Was ist die Entgeltabrechnung bei der Sparkasse?
4. Ist Entgeltabrechnung und Lohnabrechnung das gleiche?
5. Warum zahle ich Entgeltabrechnung?
6. Warum bekomme ich eine Entgeltabrechnung?
7. Was kostet eine Entgeltabrechnung?
8. Wer zahlt Entgeltabrechnung?
9. Wann kriegt man die Entgeltabrechnung?

Was ist eine Entgeltabrechnung einfach erklärt?

Entgeltabrechnung - Alles was du wissen musst

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Was ist in Entgeltabrechnung?

Nach § 108 GewO hat der Arbeitgeber nicht nur die Verpflichtung eine Lohnabrechnung zu erstellen und dem Arbeitnehmer den Zugang zu der erstellten Abrechnung zu ermöglichen. Er ist auch verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen zu erteilen (Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.09.2021, 2 Sa 179/21). Damit genügt die Möglichkeit des Abrufs einer digitalen Lohnabrechnung nicht den Anforderungen des § 108 GewO.

Das Siebte Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG) sieht die Verpflichtung vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2022 nur noch elektronisch vorgehalten werden. Der Bundesrat hat in seiner 990. Sitzung am 5. Juni 2020 keinen Einspruch gegen das Gesetz eingelegt. Auszug aus der Begründung des Gesetzentwurfs der Bundesregierung vom 04.03.2020:

Nach § 108 GewO hat der Arbeitgeber nicht nur die Verpflichtung eine Lohnabrechnung zu erstellen und dem Arbeitnehmer den Zugang zu der erstellten Abrechnung zu ermöglichen. Er ist auch verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen zu erteilen (Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.09.2021, 2 Sa 179/21). Damit genügt die Möglichkeit des Abrufs einer digitalen Lohnabrechnung nicht den Anforderungen des § 108 GewO.

Das Siebte Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG) sieht die Verpflichtung vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2022 nur noch elektronisch vorgehalten werden. Der Bundesrat hat in seiner 990. Sitzung am 5. Juni 2020 keinen Einspruch gegen das Gesetz eingelegt. Auszug aus der Begründung des Gesetzentwurfs der Bundesregierung vom 04.03.2020:

Dazu wird § 8 der Beitragsverfahrensverordnung wie folgt geändert: Der Wortlaut im Absatz 2 vor Nummer 1 wird wie folgt gefasst:

Entgeltabrechnung ist ein Begriff der Sozialversicherung. Andere Begriffe sind Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Monatsabrechnung.

Die Abwicklung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert großes Fachwissen. Permanente Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bergen viele Risiken. Die richtige fachliche Einschätzung des Abrechnungssachverhalts nimmt einem keine Software ab. Die vorgenommenen Beurteilungen müssen auch richtig im System erfasst werden. Einen hier gemachten Fehler kann eine Software auch nicht korrigieren.

Die Entgeltabrechnung wird in folgenden vier Arbeitsschritten durchlaufen:

Was ist die Entgeltabrechnung bei der Sparkasse?

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Ist Entgeltabrechnung und Lohnabrechnung das gleiche?

Die Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung ist ein Dokument, auf dem die einzelnen Bestandteile des Gehalts über einen bestimmten Abrechnungszeitraum dokumentiert werden. Sie dient also der Information darüber, wie das Gehalt zustande kommt.

Außerdem hat die Gehaltsabrechnung auch die Funktion der Nachvollziehbarkeit der erfolgten Zahlung des Gehalts für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Und auch das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger müssen anhand der Gehaltsabrechnung nachvollziehen können, dass die Zahlung erfolgt ist und wie sich das Gehalt zusammengesetzt hat.

Damit die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist, gibt es einige Pflichtangaben bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung.

Dazu gehören unter anderem alle relevanten Informationen zu Art und Höhe des Lohnsteuerabzugs, Zuschläge und Zulagen. Außerdem muss die Zuordnung der Gehaltsabrechnung so einfach wie möglich sein, deshalb gehören auch Angaben zur Pflicht, von wem und für wen die Abrechnung des Gehalts ausgestellt wurde.

Konkret sind die Pflichtangaben in der Gehaltsabrechnung diese:

Trotz der Pflichtangaben auf einer Gehaltsabrechnung, muss nicht jede Gehaltsabrechnung genau gleich aussehen. Der Aufbau orientiert sich aber meistens an einer etablierten Vorlage, an der wir uns ebenfalls orientieren können, um die einzelnen Aspekte der Gehaltsabrechnung richtig zu lesen.

Steuerrechtlich werden Einnahmen aller Art, die von einem Arbeitnehmer erzielt werden, als „Arbeitslohn“ bezeichnet. Dagegen spricht das Sozialversicherungsrecht vom „Arbeitsentgelt“. Diese beiden Begriffe umschreiben im Grunde jedoch das Gleiche, nämlich die Bruttobezüge eines Arbeitnehmers. Wichtig ist es jedoch, dass die Verpflichtung bzw. Befreiung von Abgaben zur Steuer- und Sozialversicherung getrennt voneinander überprüft wird. Grundsätzlich wird zwischen diversen Bruttobezugsarten unterschieden:

• Lohn vs. Gehalt: Aus formaler Sicht wird oft zwischen „Gehalt“ und „Lohn“ unterschieden. Ein Gehalt bekommen dabei normale Angestellte ausbezahlt. Einen Lohn erhalten gewerbliche Arbeitnehmer. Aus Perspektive des Arbeitsrechts stehen Angestellte und Arbeiter steuer- und sozialversicherungsrechtlich auf einer Stufe.
• Vergütung in der Ausbildung: Auch Auszubildende erhalten monatlich eine Vergütung. Diese entspricht dem aktuell gültigen Tarifvertrag.

Warum zahle ich Entgeltabrechnung?

Entgeltabrechnung Sparkasse: Was ist das? – Die Entgeltabrechnung Sparkasse entspricht der monatlichen Gebührenaufstellung für dein Bankkonto. Darin enthalten sind deine laufenden Kontoführungsgebühren und sonstige Posten, wie beispielsweise Gebühren für Auslandsüberweisungen.

Was ist die Anlage „ Entgeltabrechnung ‘ bei meinen Kontoauszügen? Die Anlage ‘ Entgeltabrechnung ‘ ist ein Rechnungsabschluss. Hier finden Sie zum Beispiel Zinssätze für Ihr Guthaben oder für Dispositionskredite (eingeräumte Kontoüberziehungen). Genauso können Sie hier angefallene Entgelte für die Kontoführung sehen.

Warum bekomme ich eine Entgeltabrechnung?

• Recht auf Lohnabrechnung
• Nachweis durch Lohnabrechnung
• Keine Lohnabrechnung erhalten
• Fehlerhafte Lohnabrechnung, zu wenig Entgelt
• Zu viel Entgelt
• Recht auf Zusenden der Lohnabrechnung
• Recht auf eine Verdienstbescheinigung
• „Vermögenswirksame Leistungen” 
• Lohnabrechnung für befristeten Arbeitsvertrag
• Aufrollungsdifferenz
• Fahrtenbuch
• Lohnabrechnung als Beleg für die Steuererklärung
• Betriebliche Krankenversicherung
• Unbezahlter Urlaub

Ja, jeder Arbeitgeber ist laut § 108 der Gewerbeordnung (GewO) grundsätzlich zum Erstellen einer Gehalts- oder Lohnabrechnung verpflichtet. Die Lohnabrechnung dient dem Arbeitnehmer dazu, das erhaltene Entgelt zu prüfen und nachzuvollziehen. In zwei ganz bestimmten Fällen ist der Arbeitgeber jedoch nicht dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen: erstens wenn er keine Zahlung an den Arbeitnehmer leistet und zweitens wenn das Arbeitsentgelt in jedem Abrechnungszeitraum identisch ausfällt. In letzterem Fall muss der Arbeitgeber nur für den ersten Abrechnungszeitraum eine Abrechnung erstellen und danach erst, wenn sich Daten oder Beträge ändern. Alternativ kann natürlich auch ein Dienstleister die Lohnabrechnungen für den Arbeitgeber erstellen, sofern dieser diese nicht selbst erstellen möchte.

Neben der Tatsache, dass Sie Ihre Lohnabrechnungen immer kontrollieren und aufbewahren sollten, erfüllen diese aber noch einen weiteren wichtigen Zweck: Wenn Kreditgeber, Vermieter oder sonstige Anbieter von Verträgen Nachweise Ihres Entgelts benötigen, um Ihre Kreditwürdigkeit einzustufen, werden Lohnabrechnungen stets angefordert. Hierzu wird nämlich nicht nur der Score der Schufa verwendet, sondern auch das laufende Gehalt bzw. der laufende Lohn.

Was kostet eine Entgeltabrechnung?

Wie zahlreiche andere HR- oder Finanzführungskräfte stehen bestimmt auch Sie unter dem Druck, die Betriebskosten über Ihre Geschäftsbereiche hinweg zu senken – etwa bei den Löhnen und der globalen Entgeltabrechnung. Das Streben nach geringeren Kosten hat seit der Pandemie eine ganz neue Dringlichkeit gewonnen, da Führungskräfte auf kostspielige Ineffizienzen aufmerksam wurden, die die langfristige Geschäftskontinuität im gesamten Unternehmen bedrohen. Einfach gesagt: Unternehmen können die Entgeltabrechnung nicht länger ignorieren – insbesondere, wenn sie sich auf eine Expansion nach Übersee vorbereiten, wo der Fokus auf schlanken Betriebsabläufen liegt.

Im Schnitt machen die Löhne 50–60 % der Geschäftsausgaben eines Unternehmens aus.² Die Lohnkosten lassen sich zwar nicht vermeiden, aber sie können auf kreative Weise reduziert werden (20-Stunden-Wochen, Zeitarbeit oder Senkung der Zahlungshäufigkeit sind nur einige Beispiele dafür, was Unternehmen nach der Pandemie erwägen sollten). Aber in Ihrer globalen Entgeltabrechnung gibt es ganz bestimmt Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sie kosteneffizienter zu gestalten.

Wer zahlt Entgeltabrechnung?

Die Entgeltabrechnung ist ein Begriff aus der Sozialversicherung und bezeichnet zwei Dinge. Einerseits den Prozess der Abrechnung des Entgelts durch den Arbeitgeber für einen festgelegten Zeitraum und andererseits das in einem Dokument festgehaltene Ergebnis der Entgeltabrechnung, das alle gesetzlich verpflichtenden Angaben lückenlos enthalten muss.

Durchführung und Erstellung der Entgeltabrechnung sind zentrale Aufgaben des Arbeitgebers. Jeder gewerbliche Arbeitgeber ist nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet.

In der Regel wird den Beschäftigten die Entgeltabrechnung im monatlichen Rhythmus zugestellt, gleichzeitig geht die erfolgte Abrechnung auch an das zuständige Finanzamt, weil es sich dabei um ein steuerliches Dokument handelt.

Im Zuge der Entgeltabrechnung werden von den Fachleuten in der Personalabteilung diese vier Arbeitsschritte erledigt:

Wann kriegt man die Entgeltabrechnung?

Jede:r Arbeitnehmer:in erhält in der Regel einmal pro Monat nach der Auszahlung seines Gehalts oder Verdienstes eine Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber – häufig auch Monats-, Entgelt- Lohn- oder Verdienstabrechnung genannt. Sie belegt in Textform, wie sich das Gehalt des Angestellten zusammensetzt. Oft wird deren Bedeutung jedoch unterschätzt. In vielen Situationen benötigen Arbeitnehmer:innen das Dokument nämlich als Einkommensnachweis, zum Beispiel:

• bei der Wohnungssuche
• bei der Vergabe von Krediten
• bei der Steuererklärung

Es ist wichtig, die Gehaltsabrechnung zu verstehen. Zur Erklärung: Die Abrechnung des Gehalts ist nämlich ebenfalls essentiell, um die Einkommensteuer zu berechnen. Aus dem Formular gehen die Höhe des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, hervor:

Es gibt im Grunde keine verbindlichen Regelungen darüber, wie der inhaltliche bzw. formale Aufbau einer Gehaltsabrechnung auszusehen hat. Einige wichtige Pflichtangaben sollten aber unbedingt auf jedem Gehaltszettel stehen, wenn Sie gesetzeskonforme Abrechnungen erstellen wollen. So gewährleisten Sie, dass Ihre Mitarbeiter und Dritte stets nachvollziehen können, wie sich das Monatsentgelt der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen im Detail zusammensetzt.