Wie organisiere ich meine privaten Unterlagen?

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie organisiere ich meine privaten Unterlagen?
2. Welche Ordner brauche ich privat?
3. Was ist die beste Ordnerstruktur?
4. Wie bekomme ich Ordnung in meine Papiere?
5. Wie strukturiert man Ordner?
6. Wie ordnet man einen Ordner?
7. Was gehört alles in einen notfallordner?
8. Wie lege ich eine gute Ordnerstruktur an?
9. Welche 5 Ordnungssysteme gibt es?
10. Was ist eine sinnvolle Möglichkeit eine Ordnerstruktur zu sortieren?
11. Wer hilft mir beim Papierkram?
12. Wie lange müssen Unterlagen privat aufbewahrt werden?
13. Was gibt es für Ablagesysteme?
14. Wie legt man ein Register an?
15. Wie kann ich Dateien sortieren?

Wie organisiere ich meine privaten Unterlagen?

enthält Werbung

Mein Opa hatte seine ganz eigene Art, mit wichtigen privaten Unterlagen umzugehen: So manchen Brief von der Rentenversicherung warf er ganz einfach in den Müll - ohne weiter darüber nachzudenken. Das ist vor allem erstaunlich, denn mein Opa war ein rational denkender Mensch, dem Chaos und unüberlegtes Handeln normalerweise fern lagen. Glücklicherweise haben meine Oma und meine Mama es meistens bemerkt, wenn wichtige Unterlagen fehlten und so blieben die unangenehmen Folgen seiner unüberlegten Handlungsweise aus.

Welche Ordner brauche ich privat?

Die Macht der systematischen Ablage erleben wir in unseren Beratungsprojekten bei nahezu allen Kunden. Ablagespielregeln sind ein praxiserprobter Weg, wie wir gemeinsam mit unseren Beratungskunden nachhaltige Verbesserung in sehr kurzer Zeit erreichen. Ein Ergebnis unserer gemeinsam mit der AKAD-University durchgeführten Studie zeigt, dass laut der Statistik 69 % der Unternehmen keine funktionierenden Ablagespielregeln haben. Wenn Sie Führungskraft sind, dann fragen Sie sich, was das für Sie uns Ihr Team bedeutet. Wichtig ist: Entwerfen Sie eine neue Ordnerstruktur unbedingt gemeinsam mit allen Mitarbeitern und holen Sie auch die EDV-Abteilung mit ins Boot. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Außerdem sind alle motiviert, diese Ordnung umzusetzen.

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“ Jürgen Kurz

Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7-Ordner-System machen. Da sich ein Mensch nur 7 ± 2 Informationen (auch Millersche Zahl genannt) im Kurzzeitgedächtnis merken kann. Bei der 7-Ordner-Methode legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (in der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). In Summe haben Sie dann maximal 343 Ordner in Ihrer Dateiablage und Sie erreichen jedes Dokument mit nur 3 Klicks. Dass erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen. In Einzelfällen können Sie aber auch von den 7 Ordnern abweichen.

Beispiel: Wenn Sie einen Ordner „Kunden“ haben, macht es durchaus Sinn, wenn Sie nicht alle verschickten Angebote etc. in wenige Unterordner aufteilen. Dort können Sie jedem Kunden einen Ordner zuweisen. Das selbe gilt auch für Bereich wie Personal. Hier ist es ebenfalls sinnvoll, einen Ordner pro Mitarbeiter zu erstellen.

Was ist die beste Ordnerstruktur?

Die Macht der systematischen Ablage erleben wir in unseren Beratungsprojekten bei nahezu allen Kunden. Ablagespielregeln sind ein praxiserprobter Weg, wie wir gemeinsam mit unseren Beratungskunden nachhaltige Verbesserung in sehr kurzer Zeit erreichen. Ein Ergebnis unserer gemeinsam mit der AKAD-University durchgeführten Studie zeigt, dass laut der Statistik 69 % der Unternehmen keine funktionierenden Ablagespielregeln haben. Wenn Sie Führungskraft sind, dann fragen Sie sich, was das für Sie uns Ihr Team bedeutet. Wichtig ist: Entwerfen Sie eine neue Ordnerstruktur unbedingt gemeinsam mit allen Mitarbeitern und holen Sie auch die EDV-Abteilung mit ins Boot. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Außerdem sind alle motiviert, diese Ordnung umzusetzen.

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“ Jürgen Kurz

Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7-Ordner-System machen. Da sich ein Mensch nur 7 ± 2 Informationen (auch Millersche Zahl genannt) im Kurzzeitgedächtnis merken kann. Bei der 7-Ordner-Methode legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (in der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). In Summe haben Sie dann maximal 343 Ordner in Ihrer Dateiablage und Sie erreichen jedes Dokument mit nur 3 Klicks. Dass erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen. In Einzelfällen können Sie aber auch von den 7 Ordnern abweichen.

Beispiel: Wenn Sie einen Ordner „Kunden“ haben, macht es durchaus Sinn, wenn Sie nicht alle verschickten Angebote etc. in wenige Unterordner aufteilen. Dort können Sie jedem Kunden einen Ordner zuweisen. Das selbe gilt auch für Bereich wie Personal. Hier ist es ebenfalls sinnvoll, einen Ordner pro Mitarbeiter zu erstellen.

Wie bekomme ich Ordnung in meine Papiere?

enthält Werbung

Mein Opa hatte seine ganz eigene Art, mit wichtigen privaten Unterlagen umzugehen: So manchen Brief von der Rentenversicherung warf er ganz einfach in den Müll - ohne weiter darüber nachzudenken. Das ist vor allem erstaunlich, denn mein Opa war ein rational denkender Mensch, dem Chaos und unüberlegtes Handeln normalerweise fern lagen. Glücklicherweise haben meine Oma und meine Mama es meistens bemerkt, wenn wichtige Unterlagen fehlten und so blieben die unangenehmen Folgen seiner unüberlegten Handlungsweise aus.

Wie strukturiert man Ordner?

Ziel jeder Dokumentenablage ist es, dass benötigte Unterlagen schnell und ohne langes Suchen gefunden werden. In jeder Firma gibt es daher klare Regeln, wo welches Dokument abgelegt wird.

Auch für den privaten Bereich sollten Sie solche Regeln erstellen und in der Familie entscheiden, wer sich um die Ablage und Aktualisierung der privaten Papiere kümmert.

Viele Köche verderben den Brei, oder anders ausgedrückt – jeder sortiert nach einem anderen System und schon beginnt die Suche aufs Neue.

Wie ordnet man einen Ordner?

In jedem Büro oder Haushalt sammelt sich mit der Zeit Papierkram an, der sortiert werden möchte. Das können Rechnungen sein, Briefe, Verträge oder Urkunden - egal was sich ansammelt, ohne Ordnung dauert es lange, bis die Dokumente wiedergefunden werden können. Damit Sie sich auf das Aufräumen perfekt einlassen können, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen.

• Ordnungssysteme kaufen: Sofern Sie nicht schon passende Ordner, Kisten, Register und Co. vorrätig haben, sollten Sie diese besorgen. Wenn Sie die Massen der zu sortierenden Unterlagen nicht einschätzen können, besorgen Sie die Unterbringungsmöglichkeiten erst, wenn Sie die Dokumente in eine thematische Reihenfolge gebracht haben.
• Zeit schaffen: Auch wenn es nicht nach viel Arbeit aussehen mag - wollen Sie Ihren Papierkram in Ordnung bringen, sollten Sie Zeit einplanen. Bedenken Sie, dass der Prozess dauern kann und unter Umständen etappenweise über mehrere Tage hinweg erledigt werden muss.
• Unterlagen bereitlegen: Wichtige Papiere liegen selten an einem Ort und sollten erst zusammengesammelt werden. Am besten legen Sie sie auf eine breite, leere Fläche, auf der Sie anschließend die Zettel verteilen können.
• Papierkorb aufstellen: Wenn einige der Papiere schon lange keine Beachtung bekommen haben, wird sich darunter einiges befinden, dass Sie nicht mehr verwerten können. Diese Unterlagen können Sie entsorgen.
• Pausen nehmen: Gerade weil das Sortieren seine Zeit braucht und hohe Konzentration gefordert ist, sollten Sie nicht ununterbrochen daran arbeiten. Nehmen Sie sich kleine Auszeiten, um zu neuer Kraft zu gelangen.

Was gehört alles in einen notfallordner?

Ein Notfallordner ist sinnvoll, um sich selbst und seine Familienmitglieder abzusichern. Falls Ihnen etwas zustößt oder Ihr Zuhause in Gefahr gerät, sollten Sie und Ihre Familie in der Lage sein, wichtige Dokumente vorweisen zu können, um Belege einreichen und gegebenenfalls Ansprüche geltend machen zu können oder um schnell an Informationen zu kommen. Damit Sie und Ihre Familie im Notfall nicht erst alle wichtigen Dokumente zusammensuchen und mühsam Ordner wälzen müssen, ist es sinnvoll, bestimmte Papiere an einer Stelle beziehungsweise in einem Vorsorgeordner gesammelt aufzubewahren. So wissen alle, die im Haus leben, wo sie im Fall einer Notsituation auf wichtige Informationen und Vorsorgedokumente Zugriff haben.

Wie lege ich eine gute Ordnerstruktur an?

0:00 Intro 0:12 Warum eine Ordnerstruktur? 0:25 Symbolansicht für Ordner einstellen 0:45 Neue Ordner anlegen 1:48 Ordner verschieben 2:25 Die Funktion "Ausschneiden" 3:00 Der Pfad und was ich damit anfangen kann Im Laufe der Zeit legst du viele Ordner auf deinem PC an. Wie soll man denn da den Überblick behalten? Am besten arbeitest du mit einer Ordnerstruktur. Ordner haben Unterordner, diese haben wieder Unterordner, usw. Der Pfad weist dir den Weg zur Datei. Schau einfach schnell das Video an...

Welche 5 Ordnungssysteme gibt es?

Mal angenommen Sie benötigen einen Kostenvergleich der vergangenen Hausmessen. Wie lang suchen Sie nach den Unterlagen: 3 Minuten oder eher 1 Stunde? Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit mühsamer Sucherei. Finden Sie mit strukturierter E-Mail- und Terminverwaltung endlich auf einen Blick alle E-Mails, Notizen und Dokumente, die Sie just benötigen. Dämmen Sie Ihre tägliche Papier- und E-Mailflut und nutzen Sie zum Beispiel ein auf Sie maßgeschneidertes Ordnungssystem! Welches System zu Ihnen passen könnte, zeigt Ihnen die folgende Übersicht.

Je nach Geschäftsgang können Sie Ihre Dokumente ordnen nach

Was ist eine sinnvolle Möglichkeit eine Ordnerstruktur zu sortieren?

Die Macht der systematischen Ablage erleben wir in unseren Beratungsprojekten bei nahezu allen Kunden. Ablagespielregeln sind ein praxiserprobter Weg, wie wir gemeinsam mit unseren Beratungskunden nachhaltige Verbesserung in sehr kurzer Zeit erreichen. Ein Ergebnis unserer gemeinsam mit der AKAD-University durchgeführten Studie zeigt, dass laut der Statistik 69 % der Unternehmen keine funktionierenden Ablagespielregeln haben. Wenn Sie Führungskraft sind, dann fragen Sie sich, was das für Sie uns Ihr Team bedeutet. Wichtig ist: Entwerfen Sie eine neue Ordnerstruktur unbedingt gemeinsam mit allen Mitarbeitern und holen Sie auch die EDV-Abteilung mit ins Boot. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Außerdem sind alle motiviert, diese Ordnung umzusetzen.

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“ Jürgen Kurz

Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7-Ordner-System machen. Da sich ein Mensch nur 7 ± 2 Informationen (auch Millersche Zahl genannt) im Kurzzeitgedächtnis merken kann. Bei der 7-Ordner-Methode legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (in der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). In Summe haben Sie dann maximal 343 Ordner in Ihrer Dateiablage und Sie erreichen jedes Dokument mit nur 3 Klicks. Dass erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen. In Einzelfällen können Sie aber auch von den 7 Ordnern abweichen.

Beispiel: Wenn Sie einen Ordner „Kunden“ haben, macht es durchaus Sinn, wenn Sie nicht alle verschickten Angebote etc. in wenige Unterordner aufteilen. Dort können Sie jedem Kunden einen Ordner zuweisen. Das selbe gilt auch für Bereich wie Personal. Hier ist es ebenfalls sinnvoll, einen Ordner pro Mitarbeiter zu erstellen.

Wer hilft mir beim Papierkram?

Rechnungen, die jährliche Steuererklärung, Kontoauszüge und verschiedene Verträge – all das muss irgendwo sicher und auffindbar aufbewahrt werden. Es gibt viele Möglichkeiten, unsere Dokumente zu verwalten. Online-Banking, digitale Rechnungen und Apps können uns helfen, unsere Dokumente zu organisieren. Gleichzeitig kommen in der Schweiz viele Dokumente nach wie vor per Post. Es gilt also, ein funktionierendes System zu etablieren.

Wie lange müssen Unterlagen privat aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungspflicht von Büchern und Unterlagen ist sowohl im Steuerrecht als auch im Handelsrecht geregelt:

Prinzipiell gilt: Wer buchführungspflichtig ist, muss ebenso dafür sorgen, dass seine Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Zu den Aufbewahrungspflichtigen gehören also nicht nur Handelsgesellschaften (GmbH, OHG, KG, AG etc.), sondern auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten:

• Gewerbetreibende, die mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr erwirtschaften
• Land- und Forstwirte mit einem Gewinn von mehr als 60.000 € im Kalenderjahr oder einer Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 €.

Was gibt es für Ablagesysteme?

Haben Sie Ihr Büro soweit organisiert und unwichtige Dokumente ausgemistet, geht es an die Einrichtung bezüglich der Ablagesysteme. Die Entscheidung, welche der vielen Varianten für Sie vorteilhaft ist, hängt von diversen Faktoren ab. Zum einen müssen Sie überlegen, wie viel Platz Sie einerseits in Ihrem Büro haben und andererseits auch für die Ablage Ihrer Dokumente benötigen. Danach richtet sich auch die Wahl der passenden Ablagesysteme.

Wie legt man ein Register an?

Die Aufbewahrungspflicht von Büchern und Unterlagen ist sowohl im Steuerrecht als auch im Handelsrecht geregelt:

Prinzipiell gilt: Wer buchführungspflichtig ist, muss ebenso dafür sorgen, dass seine Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Zu den Aufbewahrungspflichtigen gehören also nicht nur Handelsgesellschaften (GmbH, OHG, KG, AG etc.), sondern auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten:

• Gewerbetreibende, die mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr erwirtschaften
• Land- und Forstwirte mit einem Gewinn von mehr als 60.000 € im Kalenderjahr oder einer Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 €.

Wie kann ich Dateien sortieren?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien und Ordner in Google Drive aufzurufen: das Listen- und das Rasterlayout. Standardmäßig wird in Google Drive das Listenlayout verwendet.

• Wenn Sie zum Rasterlayout wechseln möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Rastersymbol .
• Wenn Sie zurück zum Listenlayout wechseln möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Listensymbol .