Was muss alles auf einer Hotelrechnung stehen?

Inhaltsverzeichnis:

1. Was muss alles auf einer Hotelrechnung stehen?
2. Wie schreibt man eine Hotelrechnung?
3. Sind Hotelkosten steuerlich absetzbar?
4. Wie hoch dürfen Hotelkosten sein?
5. Wird Frühstück bei Spesen abgezogen?
6. Wann 7 Wann 19 MWST Hotel?
7. Was gehört zu Übernachtungskosten?
8. Werden Hotelkosten erstattet?
9. Sind Hotelkosten Reisekosten?
10. Wie viel darf ein Hotel pro Nacht Kosten?
11. Wie berechne ich Hotelkosten weiter?
12. Wer zahlt Essen auf Geschäftsreise?
13. Ist der Chef verpflichtet Spesen zu zahlen?
14. Wann 7 Wann 19 MWST Hotel 2023?
15. Welche Mehrwertsteuer gilt für Hotels?

Was muss alles auf einer Hotelrechnung stehen?

Eine Erstattung von durch das Hotel in Rechnung gestellten Übernachtungskosten inklusive der Frühstückskosten ist nur bei einer „arbeitgeberveranlassten Buchung“ möglich. 

Damit diese "arbeitgeberveranlasste Buchung" mit der Rechnung dokumentiert wird, ist es zwingend erforderlich, dass die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber/Dienstherrn ausgestellt ist und der Name der/des Dienstreisenden nur als Übernachtungsgast in der Rechnung genannt wird.

Wie schreibt man eine Hotelrechnung?

Der „Luxus“ einer Hotelrechnung zeigt sich in deren Richtigkeit, Übersichtlichkeit und Vollständigkeit. So wie sich der Hotelgast in einem komfortablen 5*-Hotel besonders gut untergebracht und bewirtet fühlt, so beruhigt kann er die 5*-Hotelrechnung bei seinem Arbeitgeber oder beim Finanzamt einreichen.

Das A und O ist der richtige Adressat. Die Rechnungen musst du immer an denjenigen adressieren, der sie letztendlich bezahlt und steuerlich nutzt. Eine steuerliche Geltendmachung der Rechnungen bezieht sich sowohl auf die Umsatzsteuer, als auch auf die Einkommen- beziehungsweise die Körperschaftssteuer.

Wenn der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise im Hotel übernachtet und die Kosten bei seinem Arbeitgeber abrechnet, dann muss er die Hotelrechnung an die Firma adressieren. Ist der Hotelgast selbstständig und macht die Hotelkosten selbst steuerlich geltend, dann ist er mit seiner Firmenanschrift der richtige Adressat. Eine Rechnungsvorlage vereinfacht das Erstellen und die formalen Anforderungen an eine Hotelrechnung und die Vorlage ist kostenlos.

Die von dir verwendete kostenlose Rechnungsvorlage sollte nach Möglichkeit mit deiner Buchhaltungssoftware kompatibel sein, die du in deinem Hotel verwendest. Jeder Hotelgast hat eigene, ganz individuelle Vorstellungen zu Übernachtung und Verpflegung sowie zur Nutzung weiterer Hoteldienstleistungen. Die Rechnungsvorlage muss allesamt als jeweils eigene Kostenart enthalten, in dem Sinne einzeln auführen.

Außerdem sollten die kostenlose Rechnungsvorlagen auch GoBD-konform sein. GoBD ist eine gängige Kurzfassung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ aus dem Jahr 2015. Du bist dann auf der sicheren Seite, wenn die Rechnungsvorlage den GoBD-Vorgaben entspricht und du die Rechnungsvorlagen darüber hinaus in deiner Hotel-Buchhaltungssoftware verwenden kannst.

Sind Hotelkosten steuerlich absetzbar?

Arbeitnehmer, die gelegentlich aus beruflichen Gründen an ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte im Hotel übernachten, können die Hotelkosten als Werbungskosten abziehen. Die Aufwendungen für die Übernachtungen hängen mit dem Beruf zusammen und fördern ihn. Das Abzugsverbot von sowohl privat als auch beruflich veranlassten Aufwendungen (gemischte Aufwendungen) greift nicht, denn solche Übernachtungskosten fallen als Mobilitätskosten steuerrechtlich in die berufliche Sphäre. Ein nur ab und zu genutztes Hotelzimmer genügt nicht zur Begründung einer doppelten Haushaltsführung. Dafür fehlt es an der erforderlichen, auf eine gewisse Zeit angelegten ständigen Nutzungsmöglichkeit.

Wie hoch dürfen Hotelkosten sein?

Über die Ange­mes­sen­heit von Über­nach­tungs­preisen bestehen viel­fach unter­schied­liche Vor­stel­lungen zwi­schen Ver­wal­tung und Beschäf­tigten. Nicht jedes Quar­tier ist zumutbar, nicht jeder Komfort akzep­tabel. Maßstab sollten Zimmer von Mit­tel­klas­se­ho­tels sein; in diesen wird i. d. R. der Dienst­rei­sende auch bei pri­vaten Reisen über­nachten. Um Streit zu ver­meiden, sollte die Quar­tier­frage vor Rei­se­be­ginn geklärt werden, also anläss­lich der Anord­nung oder Geneh­mi­gung der Dienst­reise. Hierzu sind Zim­mer­nach­weise (Hotel­führer) oder ein­schlä­gige Inter­net­seiten (www.​hrs.​de oder www.​expedia.​de) zweck­dien­lich. Hat der Beschäf­tigte sich nicht für ein ange­mes­senes Hotel ent­schieden, muss er seine Wahl begründen (etwa mit den ver­geb­li­chen tele­fo­ni­schen Bemü­hungen um ein preis­wer­teres Hotel). Im Zweifel hat die Ver­wal­tung dieser Begrün­dung durch ent­spre­chende Nach­fragen bei den angeb­lich ange­ru­fenen Hotels nach­zu­gehen, beson­ders wenn ein Beschäf­tigter schon wie­der­holt sehr teure Hotels in Anspruch genommen hat, ist diese Vor­ge­hens­weise zu emp­fehlen. Eine zen­trale Zim­mer­be­stel­lung oder die Unter­brin­gung im Hotel der dienst­li­chen Ver­an­stal­tung usw. recht­fer­tigt nicht die Unver­meid­bar­keit der Unter­kunft, wenn preis­wer­tere Zimmer am Geschäftsort zu haben gewesen wären, beson­ders wenn mit dem Kfz gereist wird.

Unver­meid­bare höhere Über­nach­tungs­kosten sind oftmals für die Zeit grö­ßerer Ver­an­stal­tungen in Städten nicht aus­zu­schließen (z. B. Messen, Aus­stel­lungen, poli­ti­sche Ver­an­stal­tungen, sport­liche und gesell­schaft­liche Gro­ß­ver­an­stal­tungen usw.); aber auch hier sollte vor der Anreise beim Messe- oder Ver­an­stal­tungs­büro nach­ge­fragt werden, ob nicht bil­li­gere Zimmer zur Ver­fü­gung stehen. Beim Besuch von Messen usw. kann zur Redu­zie­rung der Über­nach­tungs­kosten auch ein Quar­tier in Betracht kommen, das bis zu 30 km vom Ver­an­stal­tungsort ent­fernt liegt. Dies gilt beson­ders bei güns­tigen Ver­kehrs­ver­bin­dungen vom Über­nach­tungsort zum Mes­seort.

Wird Frühstück bei Spesen abgezogen?

Auf Dienstreise? Erfahren Sie in unserem Artikel, wie sich die anfallenden Kosten für Mahlzeiten vom Arbeitgeber einfach erstatten bzw. steuerlich absetzen lassen!

Dienstreisen: Das deutsche Reisekostenrecht

Beim Thema Reisekosten zählt in Deutschland das Frühstück nicht zu den Übernachtungskosten, sondern es gilt als Verpflegungsausgabe. Wird die Unterbringung im Hotel als Übernachtungskosten verrechnet wird, fällt der morgendliche Snack, egal ob dieser im jeweiligen Hotel selbst oder in einem Café eingenommen wird, unter die Verpflegungskosten. Diese können nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. Die Verpflegungskosten für einen Businesstrip werden allgemein über Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten abgegolten.

Unter dem Verpflegungsmehraufwand versteht man zusätzlich auf Dienstreisen anfallende zusätzliche Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitende, da man sich unterwegs in der Regel weniger günstig verpflegen kann als eigenen Heim. Diesen Mehraufwand bekommt der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin direkt vom Arbeitgeber gestellt, ohne den Abzug der Lohnsteuer. Auch als Werbungskosten kann der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Auf Geschäftsreisen gehört für viele das Frühstück zu den wichtigsten Mahlzeiten des Tages.

Wann 7 Wann 19 MWST Hotel?

Die Umsatzsteuer für die Abgabe von Speisen in Gastronomie- und Hotelbetrieben ist ab dem 1.7.2020 befristet bis zum 30.6.2021 auf den ermäßigten Mehrwertsteuersatz gesenkt worden (5% vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 und 7% vom 1.1.2021 bis 30.6.2021). Der ermäßigte Steuersatz gilt allerdings nur für Speisen, nicht aber für Getränke. Bucht ein Gast in einem Hotelbetrieb eine Übernachtung mit Frühstück

Konsequenz: Übernachtungen mit Frühstück dürfen nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil die Getränke, die beim Frühstück gereicht werden, dem Regelsteuersatz von 16% bzw. 19% unterliegen. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegen die Übernachtungen und die Verpflegung (mit Ausnahme der Getränke) vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 mit 5% der Umsatzsteuer und andere Leistungen (einschließlich der Getränke) zu 16% (vom 1.1.2021 bis 30.6.2021 mit 7% und 19%). Wichtig! Für die befristete Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen ist es nicht zu beanstanden, wenn zur Aufteilung des Gesamtpreises von sogenannten Kombiangeboten aus Speisen inklusive Getränken (z. B. Buffet, All- Inclusive-Angeboten) der auf die Getränke entfallende Entgeltanteil mit 30% des Pauschalpreises angesetzt wird.

Was gehört zu Übernachtungskosten?

Vadim Losch

Account manager

Aktualisiert am 07/08/2023

Die Aufwendungen des Arbeitgebers sowie die seiner Arbeitnehmer, die bei einer Auswärtstätigkeit oder Geschäftsreise anfallen, stellen Werbungskosten dar, die oft steuerlich befreit oder begünstigt sind. Ist der Mitarbeiter für die Auslagen seiner beruflichen Reise verantwortlich, so übernimmt der Arbeitgeber in der Regel die Erstattung, ist aber nicht dazu verpflichtet. In diesem Fall kann der Mitarbeiter sie allerdings bei seiner Steuererklärung geltend machen.

Egal, ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer die Reisekosten abrechnet, um von steuerlichen Vorteilen (z. B. Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen) zu profitieren, muss die Art dieser Reisekosten stets nachgewiesen werden.

Dieser Nachweis erfolgt durch die Reisekostenabrechnung, also durch ein offizielles Dokument, das vom Mitarbeiter ausgestellt wird. Es enthält alle Berufsauslagen, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit entstanden sind. Diesem Dokument sind Belege beizufügen und die darin ausgewiesenen beruflichen Auslagen müssen mit den Interessen des Unternehmens in Zusammenhang gebracht werden, damit eine Erstattung der Kosten durch das Unternehmen möglich ist.

Werden Hotelkosten erstattet?

Die Airline muss für Flug annulliert Hotelkosten aufkommen, wenn Sie für den Flugausfall verantwortlich ist. Dazu gehören unter anderem Annullierungen wegen technischer Pannen, Personalausfällen oder Flugbegleiterstreiks. Trotz der rechtlich eindeutigen Lage winden sich die Fluggesellschaften oft aus solchen Situationen, indem sie den Flugausfall auf außergewöhnliche Umstände wie Unwetter oder Terrorwarnungen zurückführen.

Heben Sie daher alle Buchungsunterlagen auf und holen Sie eine schriftliche Begründung der Annullierung direkt bei der Airline ein. Damit kann AirHelp Ihre Rechte als Passagier umso besser durchsetzen. Profitieren dürfen Sie davon grundsätzlich bei internationalen Flügen mit einer EU-Fluglinie, auf Strecken innerhalb der EU und bei Flugreisen, die in der EU starten oder landen. Neben den Hotelkosten muss die Airline außerdem für Ihre Verpflegung sorgen. Auch Kosten für den Transport vom Flughafen zum Hotel werden erstattet. Außerdem schützt Sie das Gesetz auch bei Nichtbeförderung aufgrund einer Überbuchung. Hebt der Flieger dann ohne Sie ab, muss der Flugbetreiber eventuell anfallende Übernachtungskosten übernehmen. Daneben können Sie sich bei einem Flugausfall auf eine finanzielle Entschädigung freuen. Diese wird zusätzlich ausbezahlt und liegt je nach Distanz des annullierten Fluges zwischen 250 und 600 EUR.

Sind Hotelkosten Reisekosten?

Für eine notwendige Übernachtung erhalten Dienstreisende pauschal 20,00 Euro, wenn keine oder geringere Kosten als 20,00 Euro entstanden sind.

Bei Übernachtungen in einer eigenen Wohnung (z.B. Familienwohnung, aber auch Zweit- oder Ferienwohnung) besteht kein Anspruch auf Übernachtungsgeld.

Wie viel darf ein Hotel pro Nacht Kosten?

Zurück Weiter

Hotels.com hat die Durchschnittspreise untersucht, die in den Top-Städten der Welt für Hotelzimmer mit unterschiedlichen Sterne­ Bewertungen gezahlt wurden. Die Daten zeigen, wo Reisende besonders günstige Preise finden konnten. Hotels im Fünf­ Sterne-Segment waren bereits ab 84 Euro zu haben. Am anderen Ende der Skala schlugen die Zimmer in dieser Kategorie durchschnittlich jedoch mit sagenhaften 499 Euro zu Buche. Es lohnt sich also, vor einer Buchung die Preise zu vergleichen und sich ein wenig umzusehen – insbesondere dann, wenn die Reise einem besonderen Anlass dient.

Wie berechne ich Hotelkosten weiter?

In der Praxis kommt es vor, dass der Unter­nehmer von ihm getä­tigte und getra­gene Rei­se­kosten, aus denen er selbst den Vor­steu­er­abzug erhalten hat, seinem Auf­trag­geber zusätz­lich zu der erbrachten Leis­tung wei­ter­be­rechnet. Ggf. stellt die Wei­ter­be­rech­nung umsatz­steu­er­lich eine Neben­leis­tung dar, die das Schicksal der Haupt­leis­tung teilt. Daher muss der Unter­nehmer auf die Net­to­auf­wen­dungen aus den Rei­se­kosten die Umsatz­steuer berechnen und seinem Auf­trag­geber in Rech­nung stellen. Dies gilt auch dann, wenn die Rei­se­kosten nur dem ermä­ßigten Steu­er­satz unter­lagen, z. B. Taxi­kosten und Über­nach­tungs­kosten. Trotzdem erhält der Unter­nehmer aus den mit 7 % belas­teten Ein­gangs­kosten (Taxi, Hotel­über­nach­tung) nur den Vor­steu­er­abzug mit 7 %.

Die wei­ter­be­rech­neten Rei­se­kosten unter­liegen beim Unter­nehmer aus­nahms­weise nicht der Umsatz­steuer, wenn die Rei­se­kosten bei ihm ein durch­lau­fender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG sind. Dies ist der Fall, wenn zwi­schen dem Hotel­be­treiber und dem Auf­trag­geber ­direkte rechts­ge­schäft­liche Ver­bin­dungen bestanden. In diesem Fall erhält aber der Auf­trag­nehmer auch keinen Vor­steu­er­abzug aus diesen nicht an ihn erbrachten Rei­se­kosten.

Wer zahlt Essen auf Geschäftsreise?

‍

Ein Szenario dieser Art sieht beispielsweise so aus: Jemand wird für eine Woche auf Dienstreise geschickt, um Kunden zu treffen oder um eine Messe zu besuchen. Doch anstatt dieses Programm planmäßig bis Freitag durchzuziehen, reist der Mitarbeiter bereits Mittwoch wieder nach Hause. Die noch anstehenden Gespräche erledigt er telefonisch, die übrigen Tage auf der Messe lässt er einfach ausfallen. Das Unternehmen wird dadurch nicht nur um die Arbeitsleistung geprellt, es zahlt auch zwei Übernachtungen samt Verpflegungsmehraufwand umsonst. Danach gefragt, ob so ein Verhalten nicht bei der Abrechnung der Fahrtkosten der verfrühten Heimfahrt auffallen muss, weist Lentz darauf hin, dass das stark von dem Ort der Reise abhänge. Könne man den Weg mit einer Tankfüllung bewältigen, so könne man ja direkt nach der Ankunft am Zielort der Dienstreise wieder volltanken. Mit dieser Tankfüllung fahre man dann verfrüht nach Hause, wo man erst nach dem offiziellen Ende der Reise erneut tanke.

‍

Ist der Chef verpflichtet Spesen zu zahlen?

• Spesen erstatten Arbeitnehmern den Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen.
• Die Höhe der Spesen hängt von verschiedenen Faktoren ab.
• Spesenbelege, wie Taxibelege sollten in jedem Fall behalten werden.
• Das volle Spesengeld kann nur in Anspruch genommen werden, wenn die Verpflegung vom Reisenden selbst bezahlt wurde.

Wenn Berufstätige nicht an ihrem gewöhnlichen Arbeitsplatz arbeiten, sondern beruflich unterwegs sind, müssen sie sich verpflegen. Das kann ein Frühstück im Hotel, das Mittagessen im Restaurant oder der Kaffee zum Mitnehmen aus dem Café sein.

Definition

Wann 7 Wann 19 MWST Hotel 2023?

Bis Ende dieses Jahres gilt für Speisen (vor Ort) weiterhin ein Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Ursprünglich eingeführt hatte der Gesetzgeber diese Regelung, um den von der Corona-Pandemie besonders betroffenen Bereich der Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen zu unterstützen. Mit der Verlängerung der Maßnahme sollen nun die Belastungen der Branche durch die hohen Energiekosten abgefedert werden.

Geschäftsreisende und die Reisekostenabrechner in Unternehmen müssen damit weiterhin auf die korrekte Ausstellung ihrer Hotelrechnung achten, wenn diese neben der Übernachtung auch ein Frühstück beinhaltet.

Anders als die Übernachtung und – bis Ende dieses Jahres – die Speisen unterliegen nämlich die Getränke dem Regelsteuersatz von 19 Prozent.

Welche Mehrwertsteuer gilt für Hotels?

Die Umsatzsteuer für die Abgabe von Speisen in Gastronomie- und Hotelbetrieben ist ab dem 1.7.2020 befristet bis zum 30.6.2021 auf den ermäßigten Mehrwertsteuersatz gesenkt worden (5% vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 und 7% vom 1.1.2021 bis 30.6.2021). Der ermäßigte Steuersatz gilt allerdings nur für Speisen, nicht aber für Getränke. Bucht ein Gast in einem Hotelbetrieb eine Übernachtung mit Frühstück

Konsequenz: Übernachtungen mit Frühstück dürfen nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil die Getränke, die beim Frühstück gereicht werden, dem Regelsteuersatz von 16% bzw. 19% unterliegen. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegen die Übernachtungen und die Verpflegung (mit Ausnahme der Getränke) vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 mit 5% der Umsatzsteuer und andere Leistungen (einschließlich der Getränke) zu 16% (vom 1.1.2021 bis 30.6.2021 mit 7% und 19%). Wichtig! Für die befristete Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen ist es nicht zu beanstanden, wenn zur Aufteilung des Gesamtpreises von sogenannten Kombiangeboten aus Speisen inklusive Getränken (z. B. Buffet, All- Inclusive-Angeboten) der auf die Getränke entfallende Entgeltanteil mit 30% des Pauschalpreises angesetzt wird.