Wie schreibe ich als Freiberufler Rechnungen?

Tatsächlich ist der Begriff des Freiberuflers beziehungsweise die Definition der freien Berufe in Deutschland gesetzlich geregelt. Das Einkommensteuergesetz (EstG) sieht darunter alle Berufe, die eine „selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“ sind. Freiberufler sind keine Gewerbetreibenden, dürfen also nicht im Handel tätig sein. Dadurch müssen sie beispielsweise auch keine Gewerbesteuer zahlen und sich nicht im Handelsregister eintragen lassen. Trotzdem müssen natürlich auch Freiberufler Rechnungen schreiben – ohne Rechnung, keine Bezahlung.

Wie muss die Rechnung eines freiberuflers aussehen?

Geht es um die korrekten Angaben, die eine Rechnung enthalten muss, so wird zuerst einmal zwischen den Kleinbetragrechnungen und den Rechnungen, die über der Kleinbetragsumme von 150 Euro liegen, unterschieden.

Folgende Angaben müssen darauf enthalten sein:

Vollständiger Name und die komplette Adresse des Lieferers (des Freiberuflers)

Umsatzsteueridentifikations– oder Steueridentifikationsnummer

Wann Rechnung schreiben Freiberufler?

Checkliste: Freiberufler Rechnung richtig schreiben!
Angaben über die Umsatzsteuer auf der Rechnung
Rechnung in elektronischer Form
Video: Rechnung schreiben als Freiberufler

Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente. Das bedeutet, dass die Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, wenn Freiberufler eine Rechnung schreiben. Für die Rechnungslegung kommt es auf Vollständigkeit an, die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

Adresse und Steuernummer des Freiberuflers

Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers

Wann ist man als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig?

Die Umsatzsteuer als eine der wichtigsten Einnahmequellen des Staates ist in Deutschland penibel geregelt.

Es gibt genaue Festlegungen, wer, wann, wieviel und weshalb Umsatzsteuer zahlen muss.

Was muss ich als Freiberufler versteuern?

Freiberuflichkeit ist eine besondere Form der Selbstständigkeit, bei der Unternehmen kein Gewerbe anmelden müssen. Daher gelten bei der Steuer für Freiberufler etwas andere Regeln als für die klassischen Gewerbetreibenden.

Die freien Berufe zählen zwar zur Selbstständigkeit, sie unterscheiden sich aber von den gewerblichen Unternehmen. Denn während jeder ein Gewerbe beim zuständigen Amt seiner Gemeinde anmelden kann, ist die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit von der Anerkennung durch das Finanzamt abhängig.

§ 18 EStG (Einkommensteuergesetz) regelt in Absatz 1, dass eine freiberufliche Tätigkeit die „selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“ sowie die selbstständige Tätigkeit zahlreicher einzeln aufgeführter Berufe wie Ärzte/Ärztinnen, Zahnärzte/Zahnärztinnen, Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen, Apotheker/Apotherinnen, Journalisten/Journalistinnen, Dolmetscher/Dolmetscherinnen etc. ist.

Für die Entscheidung, ob eine selbstständige Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich einzustufen ist, greifen das Finanzamt einerseits auf die Auflistung der sogenannten Katalogberufe, die im Gesetz genannt werden, als auch auf die Liste der Tätigkeiten zurück, die der Bundesfinanzhof als Freie Berufe anerkannt hat.

Welche Buchhaltung für Freiberufler?

Freiberufler können ihre Einkünfte in der vereinfachten Form der Einnahme-Überschussrechnung ermitteln. Somit können Selbstständige Ihre Belege nach Erlös- und Kostenarten sortiert in einer Excel-Liste erfassen und daraus regelmäßig Ergebnisrechnungen generieren. Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung eines Buchhaltungsprogramms, mit dem eine einfache, solide und zuverlässige Finanzbuchhaltung für den Freiberufler möglich ist. Diese Programme sollten ein schnelles, einfaches Buchen, Erstellen von eigenen Berichten, Verwaltung von Belegen für “Nicht-Buchhalter” ermöglichen. Es gibt einige gute und preiswerte Buchführungsprogramme.

Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung selbst machen, haben Sie nicht nur jederzeit einen Überblick über die Geschäftsentwicklung, sondern können auch die Einnahmen und Ausgaben besser planen und über den Vorjahresvergleich den Erfolg Ihrer Tätigkeit besser einschätzen. Sie können natürlich auch Ihre Buchhaltung an ein Buchhaltungsbüro bzw. Steuerberater delegieren.

Die Kosten sind hier überschaubar, Sie sparen Zeit und Nerven und können sicher sein, dass die Buchführung den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Sie müssen nur Ihre Belege sammeln und einmal im Monat weitergeben. Diese werden dann verbucht und Sie erhalten danach eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Ihnen einen aktuellen Überblick zu Ihrer Erlös- und Kostenentwicklung gibt. Wir haben für Sie in der rechten Spalte einige Buchhaltungsfirmen aufgelistet.

Kann man eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?

Eine, keine oder gar beide? Das ist die große Frage, die wir an dieser Stelle beantworten wollen.

Prinzipiell dienen sowohl Steuernummer als auch Umsatzsteuer-ID zur steuerlichen Identifikation eines Unternehmens. Eine Rechnung ganz ohne Identifikationsnummer ist daher unzulässig – eine dieser beiden Nummern musst du unbedingt angeben:

Steuernummer / Steuer-ID
Umsatzsteuer-ID

Stellst du Rechnungen an Personen oder Unternehmen aus, die ihren Unternehmenssitz so wie du in Deutschland haben, genügt prinzipiell die Angabe der Steuernummer bzw. Steuer-ID auf der Rechnung. Du erkennst sie an ihrem Aufbau aus 11 Ziffern:

Sitzt dein Kunde in Deutschland, darst du laut § 14 UStG alternativ statt der Steuernummer auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) angeben.

Wann muss ich keine Rechnung schreiben?

Sobald du eine Leistung erbrachst hast, kannst du diese in Rechnung stellen. Aber gibt es eine Frist dafür? Selbstständige und Freiberufler*innen sollten zeitnah ihre Rechnungen schreiben. Sonst kann es sogar vorkommen, dass du als Selbstständige*r eine Rechnung zu spät stellst und den Anspruch auf finanzielle Gegenleistung entfällt – trotz getaner Arbeit. Behalte immer die wichtigen Fristen im Auge behalten, wenn du deine Leistungen in Rechnung stellst.

In der Geschäftswelt benötigen Kunden und Unternehmen die Sicherheit, wann mit ein- und ausgehenden Zahlungen zu rechnen ist. Im Extremfall könnten Partner und Lieferanten Leistungen erbringen und sich viele Jahre mit dem Abrechnen Zeit lassen. Der Gesetzgeber möchte dies ausschließen und gibt deshalb klare Fristen vor, innerhalb derer du deine Rechnungen an Privat- oder Geschäftskunden stellen musst. Dies ist für Selbstständige und Freiberufler besonders wichtig, da die Rechnungen in vielen Fällen nicht unmittelbar nach der Leistungserbringung überreicht oder postalisch zugestellt werden.

Die wichtigste Zahlungsfrist für eine Rechnung beträgt sechs Monate. Im Regelfall ist hierfür das Datum entscheidend, an dem das Rechnungsschreiben an den Kunden übermittelt wurde. Zu diesem Zeitpunkt hast du den Auftrag deines Kunden oder Geschäftspartners normalerweise bereits in vollem Umfang erbracht. Ist dies nicht der Fall, sehen die gesetzlichen Fristen einen Beginn der sechs Monate ab dem Tag vor, an dem du deine Arbeit vollständig abgeschlossen hast. Mit welcher Frist gearbeitet wird, hängt auch von der Art des Kunden ab. Grundsätzlich ist die Befristung ausschließlich für den gewerblichen Bereich zu berücksichtigen. Hier rechnest du also mit natürlichen Personen wie Selbstständigen und Kaufleuten sowie juristischen Personen wie anderen Unternehmern und Lieferanten aller Art ab.

Wie viel darf man steuerfrei als Freiberufler verdienen?

Wenn du gelegentlich dein Auto, deinen Wohnwagen oder deine mobile Diskothek vermietest, handelt es sich dabei grundsÃ¤tzlich um steuerpflichtige AktivitÃ¤ten. Allerdings bleiben deine erzielten EinkÃ¼nfte steuerfrei, wenn sie weniger als 256 Euro pro Jahr betragen (Â§ 22 Nr. 3 EStG).

Das Gleiche gilt auch, wenn dir gelegentlich Provisionen aus VermittlungsgeschÃ¤ften, zum Beispiel beim Abschluss eines Versicherungsvertrags oder beim Verkauf einer Immobilie zuflieÃen. Da die Freigrenze von 256 Euro schnell Ã¼berschritten ist, musst du bei diesen NebeneinkÃ¼nften fast immer Steuern zahlen. In der SteuererklÃ¤rung trÃ¤gst du diese EinkÃ¼nfte in der Anlage SO (sonstige EinkÃ¼nfte) ein.

Welche Steuer zahlen Freiberufler nicht?

Bevor wir Ihnen erklären, welche Steuern Selbstständige betreffen, wollen wir noch einmal einen kurzen Blick auf die verschiedenen Formen der Selbstständigkeit werfen.

Im Vergleich zu Gewerbetreibenden, die ihr Unternehmen beim Gewerbeamt anmelden müssen, nehmen Freiberufler im Steuerrecht einen völlig anderen Status ein und genießen, auch verwaltungsrechtlich gesehen, sogar den einen oder anderen Vorteil:

Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig und müssen daher zum Abschluss eines Kalenderjahres im Rahmen ihrer Steuererklärung für Freiberufler nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen.
Freiberufler ersparen sich für die Steuer eine Bilanz sowie eine komplexe Gewinnermittlung durch Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Als Freiberufler müssen Sie keine Gewerbeanmeldung am Ort Ihres Firmensitzes durchführen.
Sie zahlen als Freiberufler deshalb keine Gewerbesteuer.
Sie melden Ihre selbstständige, freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt an und erhalten dort als Freiberufler eine Steuernummer.
Außerdem besteht keine Pflicht, Mitglied bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer zu werden bzw. Mitgliedsbeiträge dafür zu zahlen.

Info

Wie viel darf man freiberuflich steuerfrei verdienen?

Was ist ein Steuerfreibetrag und gilt dieser nur für Selbstständige oder für alle? Im Folgenden schildern wir Ihnen alle wichtigen Fakten zum Steuerfreibetrag und erklären, warum man sich gerade im Rahmen der Einkommensteuererklärung mit dem Thema Steuerfreibetrag befassen sollte.

Sie sind selbstständig und wollen wissen, wann Sie Ihren Steuerfreibetrag ausgeschöpft haben? Mit BuchhaltungsButler haben Sie Ihre Umsätze immer im Blick! Gratis testen

Steuerfreibeträge sorgen dafür, dass sich Ihr steuerpflichtiges Einkommen vermindert. Das bedeutet: Wenn Ihr Einkommen unter einer bestimmten Grenze liegt, zahlen Sie für dieses Einkommen keine Steuern. Der Betrag bis zu dieser Grenze ist der Steuerfreibetrag. Alles über dem Freibetrag müssen Sie beim Finanzamt versteuern.

Von Ihrem Einkommen werden also zunächst die Freibeträge abgezogen. Für das, was übrig bleibt, müssen Sie Steuern bezahlen. Zu den Steuerfreibeträgen zählen beispielsweise:

Grundfreibetrag
Kinderfreibeträge
Ausbildungsfreibetrag
Umsatzsteuerfreibetrag

Wie viel darf man freiberuflich dazu verdienen?

Mit einem Nebengewerbe machen sich fast doppelt so viele Gründer selbstständig wie mit einem Hauptgewerbe, stellte der KfW Gründungsmonitor 2020 fest. Im Gegensatz zu Vollerwerbsgründungen nahm der Anteil der Nebenerwerbsgründungen 2019 stark zu. Kein Wunder, bietet doch die nebenberufliche Gründung klare Vorteile:

die Chance, die Selbstständigkeit erst einmal zu testen
finanzielle Sicherheit durch das Gehalt aus dem Hauptberuf
die Möglichkeit, eine Geschäftsidee erst einmal auf den Prüfstand zu stellen
weiterhin Schutz durch die Sozialversicherungen

Zwar ist die Selbstständigkeit im Nebengewerbe mit weniger Aufwand verbunden als eine hauptberufliche Existenzgründung, die wichtigsten Fakten solltest Du dennoch vorab kennen. So kannst Du Dein Vorhaben richtig angehen und gegebenenfalls die nötigen Erkundigungen einholen.

Ja, auch wenn Du zum Beispiel studierst oder arbeitslos bist, kannst Du Dich nebenberuflich selbstständig machen. Bist Du arbeitslos gemeldet, musst Du Deine nebenberufliche Tätigkeit beim Arbeitsamt anmelden. Auch greifen für Arbeitslose und Studierende bestimmte Verdienstgrenzen.

Ist ein Freiberufler Buchführungspflichtig?

Selbständige können ihren steuerlichen Gewinn nach zwei Gewinnermittlungsarten ermitteln:

Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Betriebsvermögensvergleich (Bilanzierung mit Buchführungspflicht)

Die Buchführungspflicht kann sich für Unternehmer sowohl nach steuerrechtlichen als auch handelsrechtlichen Vorschriften ergeben:

Buchführungspflicht nach Handelsrecht
Buchführungspflicht für Gewerbetreibende nach Steuerrecht
Keine Buchführungsverpflichtung für Freiberufler und Kleinunternehmer

Kann ich Datev auch ohne Steuerberater nutzen?

... vielleicht gibt es hier ja noch MissverstÃ¤ndnisse.

...man kann natÃ¼rlich das ganze Jahr Ã¼ber selbst buchen, auch ohne Steuerberater, z.B. mit "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" ..

Kann ich einfach so eine Rechnung schreiben?

Mit einer Rechnung informiert der Aussteller den Empfänger über den Zeitpunkt, Art und Umfang von Warenlieferungen und / oder Dienstleistungen ergänzt um die Höhe des Entgelts sowie die enthaltene Umsatzsteuer.

Außerdem enthält eine Rechnung Angaben über die vereinbarten Zahlungskonditionen sowie die Aufforderung den Rechnungsbetrag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bezahlen. Mit anderen Worten:

Durch seine Rechnung dokumentiert und konkretisiert der Aussteller seine Forderung an den Empfänger.
Demgegenüber dient eine Quittung dem Nachweis der Bezahlung (oder sonstigen Erfüllung) einer Forderung.

Die berühmten Rechnungs-Pflichtangaben finden sich im Umsatzsteuergesetz. Dessen Vorschriften gelten grundsätzlich für

umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer und ihre Geschäftspartner. Das Vorliegen eines Gewerbescheins ist keine Voraussetzung für den Versand eines Rechnungsdokuments.

Bitte beachten Sie: Umsatzsteuerpflichtig können nicht nur Gewerbetreibende sein, sondern auch Freiberufler sowie andere nicht-gewerbliche Selbstständige, Unternehmen und sonstige juristische Personen. Auch Kleinunternehmer mit Jahresumsätzen von bis zu 22.000 Euro müssen die Umsatzsteuer-Vorschriften beachten – auch wenn sie selbst keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen!