Ist eine Nebenkostenabrechnung ohne Belege gültig?

Inhaltsverzeichnis:

1. Ist eine Nebenkostenabrechnung ohne Belege gültig?
2. Hat ein Mieter Recht auf Belegeinsicht?
3. Was tun wenn Vermieter keine Einsicht in Unterlagen gewährt?
4. Wer muss Zugang der Nebenkostenabrechnung beweisen?
5. Wann ist eine Nebenkostenabrechnung ungültig?
6. Kann Mieter Kopien der Nebenkostenabrechnung verlangen?
7. Wann macht sich Mieter strafbar?
8. Ist der Vermieter verpflichtet die Nebenkostenabrechnung zu erklären?
9. Wer haftet für falsche Nebenkostenabrechnung?
10. Wer zahlt Anwalt bei falscher Nebenkostenabrechnung?
11. Welche Rechte hat der Mieter Wenn der Vermieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen ganz oder teilweise verweigert?
12. Was muss man sich vom Vermieter gefallen lassen?
13. Was gilt als Beleidigung des Vermieters?
14. Wie muss der Vermieter die Nebenkosten nachweisen?
15. Wann gilt eine Nebenkostenabrechnung als akzeptiert?

Ist eine Nebenkostenabrechnung ohne Belege gültig?

• Rechnungen
• Belege
• Verträge (zu nennen sind hier hauptsächlich Wartungsverträge oder Hausmeisterverträge. Ihr Mieter muss prüfen können, ob sich hierin nicht umlegbare Instandhaltungskosten oder Verwaltungskosten verstecken).
• NEU ZahlungsbelegeDas Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung erstreckt sich auch auf die zugrundeliegenden Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020 - VIII ZR 118/19). Der BGH begründet dies damit, dass ein Mieter überprüfen können muss, ob sein Vermieter die Rechnungsbeträge - wie in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen - beglichen und nicht etwa Kürzungen vorgenommen oder von Preisnachlässen oder Ähnlichem profitiert hat.Was gilt als Zahlungsbeleg?QuittungKassenbonBestätigung einer durchgeführten ÜberweisungBestätigung eines durchgeführten LastschrifteinzugesKontoauszug

Die Grenze verläuft dort, wo die Unterlagen nicht notwendig sind, um die Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Kann der Mieter zum Beispiel die Abrechnung ohne einen Blick in die Unterlagen anderer Mieter nicht nachvollziehen (zu denken ist hier an die richtige Kostenverteilung), erstreckt sich das Prüfungsrecht also auch auf diese Unterlagen (AG Garmisch-Partenkirchen, WM 1996, S. 155). Persönliche Daten, die für die Abrechnung ohne Belang sind, dürfen selbstverständlich geschwärzt werden. 

Der Mieter zweifelt die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung an, reagiert aber nicht auf das Angebot der Einsichtnahme und zahlt auch nicht? Dann hat der Vermieter das Recht auf seiner Seite, wenn er auf Zahlung des Abrechnungssaldos klagt. Denn erst nach der Einsichtnahme ist der Mieter in der Lage, die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung konkret zu bestreiten und Einwendungen gegen die erteilte Abrechnung zu erheben (LG Berlin, Urteil v. 18.11.2002 - 67 S 147/02, GE 2003, S. 253). 

Hat ein Mieter Recht auf Belegeinsicht?

In der Regel wird zur abschließenden Prüfung der Betriebskostenabrechnung eine Belegeinsicht notwendig sein, um innerhalb der zwölfmonatigen Ausschlussfrist qualifizierte Einwendungen gegen die Abrechnung geltend machen zu können.

Was sind Belege?

Was tun wenn Vermieter keine Einsicht in Unterlagen gewährt?

Erhält der Mieter vom Vermieter die Betriebskostenabrechnung, so steht dem Mieter das Recht zu, die Abrechnung anhand von Belegen, die der Abrechnung zu Grunde liegen, zu überprüfen.

Im preisfreien Wohnrecht ist der Vermieter nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht verpflichtet, dem Mieter die Belege zu übersenden; vielmehr steht dem Mieter lediglich ein Einsichtsrecht in diese Belege am Ort der Mietsache (das Stadtgebiet oder das Gemeindegebiet) zu. Denn § 259 BGB regelt den Umfang der Pflicht, Rechenschaft einer mit Einnahmen und Ausgaben verbundenen Verwaltung abzulegen, und hält fest, dass – lediglich – die „Vorlage“ einer geordneten Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben erfolgen muss. Der Mieter kann nicht verlangen, dass ihm Fotokopien der Belege oder bestimmte Belege zugesandt werden, auch wenn er anbietet, die Kosten hierfür zu erstatten (BGH, Urteil v. 8.3.2006, VIII ZR 78/05, WuM 2006 S. 200).

Wer muss Zugang der Nebenkostenabrechnung beweisen?

Das Thema scheint zwar theoretischer Natur zu sein. Dennoch hat es erhebliche praktische Bedeutung und entscheidet über das Schicksal manch einer Nebenkostenabrechnung!

Der Eigentümer einer Immobilie ist als Vermieter verpflichtet, bei einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Das ist die eine Sache. Die andere Sache ist, dass der Vermieter den Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter sicherstellen muss.  Allein der Eigentümer trägt dafür die Beweislast. Kann er den Zugang nicht beweisen, ist der ganze Aufwand für die Erstellung der Abrechnung für die Katze.

Wann ist eine Nebenkostenabrechnung ungültig?

Einmal im Jahr ist die Nebenkostenabrechnung fällig. Und nicht selten entstehen Meinungsverschiedenheiten zwischen Vermieter und Mieter über die Korrektheit der Abrechnung. Wenn der Mieter dann Einwände erhebt, sollte er dabei bestimmte Vorgaben einhalten, damit der Widerspruch gilt. Der Vermieter wiederum muss genau Bescheid wissen, inwieweit die Reklamation berechtigt und ordnungsgemäß ist und wie er am besten darauf reagiert. Lesen Sie hier alles, was Sie dazu wissen müssen – inklusive eines Musters für den Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung zum kostenlosen Download.

Jeder Mieter hat das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und Widerspruch dagegen einzulegen. Gründe für einen Widerspruch können sowohl formelle als auch inhaltliche/materielle Fehler sein.

➢ Beispiele für formelle Fehler:

• Unvollständige Anschrift des Mieters (sie muss inkl. der Wohnungslage (z.B. 1. Stock, links) angegeben werden)
• Unvollständige Anschrift des Vermieters
• Name des Ausfertigenden, Ort und Datum der Ausfertigung fehlen
• Angabe des ordnungsgemäßen Abrechnungszeitraums fehlt oder ist nicht korrekt (12 Monate, sofern keine Zwischen-Endabrechnung wg. Mieterwechsels)
• Vollständige, übersichtliche Aufstellung der Nebenkosten-Einzelpositionen, die abgerechnet werden, fehlt
• Nennung der Gesamtkosten je Einzelpositionen fehlt
• Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüsssel fehlt
• Die aus dem Verteilerschlüssel errechneten Einzelkosten je Einzelposition fehlen
• Die Gesamtsumme aus der Nennung der Einzelkosten fehlt
• Darstellung des resultierenden Mieteranteils der Nachzahlung/Erstattung ist nicht transparent

Erste Hinweise, wie eine Nebenkostenabrechnung aussehen muss, hat schon das oberste Gericht formuliert. Damit sie für eine Beanstandung durch den Mieter möglichst keine Angriffsfläche bietet, muss die Nebenkostenabrechnung "für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter verständlich sein" (BGH-Urteil vom 27.11.2002). In Stichworten heißt das, dass die Abrechnung klar, übersichtlich, vollständig und verständlich sein muss (BGH-Urteil vom 23.11.1981).

Es gilt daher für den Vermieter, vor dem Versenden der vermeintlich ordnungsgemäßen Abrechnung noch einmal sorgfältig zu prüfen, ob sie den oben genannten Kriterien gerecht wird und weder formelle, noch inhaltliche/materielle Fehler aufweist.

Kann Mieter Kopien der Nebenkostenabrechnung verlangen?

Ein Sonderfall bei der Belegeinsicht ist die Mischnutzung eines Gebäudes (Wohn- und Gewerberäume). Die gewerbliche Nutzung führt unter Umständen dazu, dass sich einzelne Betriebskostenpositionen verteuern. Welche Betriebskosten dies sind, hängt von der Art der gewerblichen Nutzung ab. 

Besonders häufig liegt eine Verteuerung bei den Positionen Versicherungen und Grundsteuer vor. Die Verteuerung hat der Vermieter vorab herauszurechnen und den gewerblichen Mietern alleine in Rechnung zu stellen.

Führt er eine solche Vorerfassung bei einzelnen Positionen durch, muss er die Berechnung erläutern.  

Wann macht sich Mieter strafbar?

Strafanzeige wegen MietbetrugsEin Fall wie er leider immer häufiger vorkommt: Der Mieter hat nur ein einziges Mal die Miete und eine Kautionsrate gezahlt. Nach acht Monaten ist er dann „bei Nacht und Nebel“ ausgezogen. Der verärgerte Vermieter konnte den säumigen Mieter zwar ausfindig machen und einen Mahnbescheid beantragen, möchte aber auch Strafanzeige wegen Mietbetrugs erstatten.

Ist mein säumiger Mieter ein Mietbetrüger?Wenn ein Mieter seine Miete nicht zahlt, erstatten viele Vermieter eine Strafanzeige und sind dann verständlicherweise enttäuscht, wenn das Verfahren nach einiger Zeit eingestellt wird. Ganz klar: Moralisch sind solche Mieter sicherlich „Betrüger“ – im Sinne des Strafrechts (§ 263 StGB) sind sie es allerdings meistens nicht.

Ist der Vermieter verpflichtet die Nebenkostenabrechnung zu erklären?

Ein Sonderfall bei der Belegeinsicht ist die Mischnutzung eines Gebäudes (Wohn- und Gewerberäume). Die gewerbliche Nutzung führt unter Umständen dazu, dass sich einzelne Betriebskostenpositionen verteuern. Welche Betriebskosten dies sind, hängt von der Art der gewerblichen Nutzung ab. 

Besonders häufig liegt eine Verteuerung bei den Positionen Versicherungen und Grundsteuer vor. Die Verteuerung hat der Vermieter vorab herauszurechnen und den gewerblichen Mietern alleine in Rechnung zu stellen.

Führt er eine solche Vorerfassung bei einzelnen Positionen durch, muss er die Berechnung erläutern.  

Wer haftet für falsche Nebenkostenabrechnung?

Ein Sonderfall bei der Belegeinsicht ist die Mischnutzung eines Gebäudes (Wohn- und Gewerberäume). Die gewerbliche Nutzung führt unter Umständen dazu, dass sich einzelne Betriebskostenpositionen verteuern. Welche Betriebskosten dies sind, hängt von der Art der gewerblichen Nutzung ab. 

Besonders häufig liegt eine Verteuerung bei den Positionen Versicherungen und Grundsteuer vor. Die Verteuerung hat der Vermieter vorab herauszurechnen und den gewerblichen Mietern alleine in Rechnung zu stellen.

Führt er eine solche Vorerfassung bei einzelnen Positionen durch, muss er die Berechnung erläutern.  

Wer zahlt Anwalt bei falscher Nebenkostenabrechnung?

Einmal im Jahr ist es soweit; Mieter:innen erhalten die Nebenkostenabrechnung ihrer Vermieter:innen. In Rechnung gestellt werden darin sämtliche von Vermieter:innen getragene Betriebskosten, die in der Regel auch jedes Jahr steigen. Ob die in der Nebenkostenabrechnung aufgelisteten Kosten für die Vermieter:innen aber auch tatsächlich angefallen sind, ist für Mieter:innen oft nicht ersichtlich. Das gilt es zu kontrollieren.

Einsichts- und Kontrollrechte von Mieter:innen

Welche Rechte hat der Mieter Wenn der Vermieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen ganz oder teilweise verweigert?

Einmal im Jahr ist es soweit; Mieter:innen erhalten die Nebenkostenabrechnung ihrer Vermieter:innen. In Rechnung gestellt werden darin sämtliche von Vermieter:innen getragene Betriebskosten, die in der Regel auch jedes Jahr steigen. Ob die in der Nebenkostenabrechnung aufgelisteten Kosten für die Vermieter:innen aber auch tatsächlich angefallen sind, ist für Mieter:innen oft nicht ersichtlich. Das gilt es zu kontrollieren.

Einsichts- und Kontrollrechte von Mieter:innen

Was muss man sich vom Vermieter gefallen lassen?

Mit am häufigsten gibt es nach Angaben des Deutschen Mieterbundes e.V. Ärger zwischen Mieter und Vermieter, weil ein Vertragspartner dem anderen vorwirft, eine Vereinbarung im Mietvertrag zu verletzen. So kommt es zum Beispiel immer wieder vor, dass ein Vermieter einen Mangel an einer Mietwohnung, für die er nach Ansicht des Mieters zuständig ist, nicht behebt oder ein Mieter ein Haustier zu sich nimmt, obwohl dies laut Mietvertrag nicht gestattet wäre.

Ein häufiger Streitgrund sind auch die Betriebs- oder Nebenkosten, wie zum Beispiel eine nach Mieteransicht zu hohe Nebenkostenrechnung für die Heizung.

Konflikte gibt es auch immer wieder wegen drastischer Mietpreiserhöhungen, im Mietvertrag vorgegebenen Schönheitsreparaturen, die der Mieter auszuführen hätte, oder wegen einer Kündigung, zum Beispiel aufgrund eines Eigenbedarfs des Vermieters.

Was gilt als Beleidigung des Vermieters?

Die Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter immer inhaltlich und rechnerisch eindeutig nachvollziehbar i. S. v. § 259 BGB sein, so dass die Einsicht in Belege eigentlich nur zur Kontrolle und Beseitigung von eventuellen Zweifel erforderlich sein sollte.

Um die Bedingung für eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erfüllen, müssen Vermieter auf Verlangen ihren Mietern ermöglichen die zugrunde liegenden Belege einzusehen, um die Kostenaufstellungen zu überprüfen (§ 259 BGB, Rechenschaftspflicht) und ggf. dazu im Zeitraum von 12 Monaten nach Zustellung der Abrechnung Widerspruch einlegen zu können (vgl. Widerspruchsfrist).

Hat der Mieter den Verdacht, dass der Vermieter die Kosten zu Unrecht oder in zu hohem Maße auf ihn umgelegt hat, so hat er grundsätzlich das Recht, die Belege der Abrechnung im Original beim Vermieter oder bei der vom Vermieter beauftragten Hausverwaltung vor Ort einzusehen.

Der Vermieter ist jedoch nicht dazu verpflichtet, dem Mieter die originalen Belege per Post zuzusenden. Sollten die Räumlichkeiten des Vermieters zu weit entfernt vom Mieter sein, kann der Mieter den Vermieter dazu auffordern, ihm die Belege als Kopie zu übermitteln (§ 242 BGB). In diesem Fall muss er jedoch die Kosten für Kopien und Porto tragen.

Wie muss der Vermieter die Nebenkosten nachweisen?

Die Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter immer inhaltlich und rechnerisch eindeutig nachvollziehbar i. S. v. § 259 BGB sein, so dass die Einsicht in Belege eigentlich nur zur Kontrolle und Beseitigung von eventuellen Zweifel erforderlich sein sollte.

Um die Bedingung für eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erfüllen, müssen Vermieter auf Verlangen ihren Mietern ermöglichen die zugrunde liegenden Belege einzusehen, um die Kostenaufstellungen zu überprüfen (§ 259 BGB, Rechenschaftspflicht) und ggf. dazu im Zeitraum von 12 Monaten nach Zustellung der Abrechnung Widerspruch einlegen zu können (vgl. Widerspruchsfrist).

Hat der Mieter den Verdacht, dass der Vermieter die Kosten zu Unrecht oder in zu hohem Maße auf ihn umgelegt hat, so hat er grundsätzlich das Recht, die Belege der Abrechnung im Original beim Vermieter oder bei der vom Vermieter beauftragten Hausverwaltung vor Ort einzusehen.

Der Vermieter ist jedoch nicht dazu verpflichtet, dem Mieter die originalen Belege per Post zuzusenden. Sollten die Räumlichkeiten des Vermieters zu weit entfernt vom Mieter sein, kann der Mieter den Vermieter dazu auffordern, ihm die Belege als Kopie zu übermitteln (§ 242 BGB). In diesem Fall muss er jedoch die Kosten für Kopien und Porto tragen.

Wann gilt eine Nebenkostenabrechnung als akzeptiert?

Umgangssprachlich hat sich der Begriff Nebenkosten eingebürgert. Allerdings ist im engeren Sinn der Begriff Betriebskosten korrekt. Denn Nebenkosten sind als zusätzliche Kosten bei gewerblicher Vermietung definiert. Da im Sprachgebrauch die Grenzen inzwischen verwischt sind, werden die Begriffe im Folgenden synonym verwendet.

Das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt in § 556 BGB, dass der Mieter bei der Bewirtschaftung der Immobilie anfallende Betriebskosten trägt. Diese Betriebskosten müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen. So müssen diese

• regelmäßig anfallen,
• für den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie erforderlich sein
• dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen

Der Vermieter kann eine monatliche Vorauszahlung oder eine monatliche Pauschale verlangen. Verlangt er eine Nebenkostenvorauszahlung, muss er jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen.

Die Betriebskostenabrechnung bzw. Nebenkostenabrechnung soll jährlich erfolgen (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Jährlich bedeutet aber nicht zwingend für ein Kalenderjahr. Es ist für viele Vermieter sinnvoll den Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember zu wählen. Allerdings dürfen sie auch einen abweichenden Abrechnungszeitraum wählen, sofern dieser ein Jahr umfasst.

Beispiel: Es ist möglich vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres oder vom 1. Mai bis zum 30. April des Folgejahres abzurechnen.